Apostila de Arquivologia

Conceito Principal de Arquivologia

A Arquivologia é a ciência que estuda os arquivos e seu funcionamento, abrangendo a gestão, organização, preservação e uso dos documentos. Seu foco principal é garantir que os documentos, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas durante suas atividades, sejam preservados, acessados e geridos de forma adequada.

O conceito fundamental dentro da Arquivologia é o documento de arquivo, que consiste em uma unidade de registro de informações, independentemente do suporte ou formato, dotado de organicidade, ou seja, produzido e acumulado em função das atividades específicas do seu produtor.

A relevância da Arquivologia reside na necessidade de manter a integridade, autenticidade, unicidade e acessibilidade dos documentos para fins administrativos, legais, fiscais e culturais. Além disso, ela apoia a administração pública e privada, preserva a memória institucional e facilita a pesquisa e o desenvolvimento científico.

Documento e Documento de Arquivo

Documento é toda unidade de registro de informações, seja em papel, filme, fita magnética, disco óptico ou qualquer outro suporte, e pode assumir formatos diversos, como livros, folhas, fichas etc.

Documento de Arquivo é aquele produzido ou recebido no curso das atividades de uma entidade ou pessoa física, que mantém uma relação orgânica, ou seja, que faz parte de um corpo documental resultante da atividade administrativa, jurídica, cultural ou científica.

Características do Documento de Arquivo

Valores do Documento de Arquivo

• Valor Primário: Atende interesses administrativos, legais e fiscais.
• Valor Secundário: Envolve interesses culturais e informativos, para pesquisa e memória.

Arquivo: Conceito e Finalidades

Conforme a Lei nº 8.159/91, arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades específicas de órgãos públicos, instituições públicas, entidades privadas ou pessoas físicas, independentemente do suporte da informação.

As finalidades do arquivo são:

• No primeiro momento, atender aos fins administrativos, legais e fiscais para a administração;
• No segundo momento, servir como fonte para pesquisa, informação e suporte para terceiros ou para a própria administração.

Teoria das Três Idades dos Documentos

Esta teoria é fundamental para compreender o ciclo de vida dos documentos arquivísticos e sua destinação final.

Fundamentos da Gestão de Documentos

A Gestão de Documentos consiste em um conjunto sistematizado de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária. Essa gestão visa a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente conforme o ciclo de vida documental.

De acordo com o Art. 3º da Lei nº 8.159/91, a Gestão de Documentos é essencial para o funcionamento organizacional e legal dos órgãos e instituições, proporcionando suporte administrativo, cultural e científico, além de garantir a preservação de documentos enquanto elementos probatórios e informativos (Art. 1º, Lei 8.159/91).

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

É obrigatória a constituição de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em cada órgão da Administração Pública Federal (APF). Essa comissão tem como responsabilidade:

• Orientar e realizar processos de análise, avaliação e seleção documental;
• Identificar documentos para guarda permanente;
• Autorizar a eliminação daqueles que não possuem valor.

A CPAD é composta, normalmente, por arquivistas, representantes jurídicos, historiadores e colaboradores eventuais, assegurando uma avaliação multidisciplinar.

Classificação de Documentos

Classificar documentos significa interpretar seu conteúdo e enquadrá-los em um plano estruturado, denominado Plano de Classificação, que organiza os documentos em classes, subclasses, grupos, subgrupos, séries e subséries, conforme suas funções e atividades relacionadas.

Importância do Plano de Classificação

• Permite uma administração eficiente dos documentos em fase corrente;
• Facilita o acesso e a localização dos documentos;
• Serve como base para avaliação, preservação e destinação;
• Auxilia na gestão do acervo documental, inclusive na eliminação ou guarda permanente.

Avaliação Documental

A avaliação é o processo que determina a destinação final dos documentos (eliminação, transferência ou recolhimento), com base nos valores atribuídos aos documentos – primário e secundário.

O resultado da avaliação é formalizado na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTD), que registra os prazos de guarda e estabelece as ações a serem aplicadas em relação aos documentos ao longo do tempo.

Importância da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD)

• Distingue documentos de guarda temporária dos de guarda permanente;
• Reduz a massa documental acumulada, eliminando documentos sem valor;
• Melhora o índice de recuperação da informação;
• Garante condições adequadas para a preservação dos documentos permanentes;
• Contribui para a otimização do espaço físico nas instituições.

Eliminação de Documentos

A eliminação documental é autorizada apenas após avaliação criteriosa pela CPAD e mediante autorização da instituição arquivística pública competente, conforme o Art. 1º da Resolução 40 do CONARQ e o Decreto 4073/2002 (Art. 18).

A eliminação visa garantir que somente documentos sem valor administrativo, legal, fiscal ou histórico sejam descartados, contribuindo para a boa gestão e organização documental.

Dicas para Estudo e Prova

• Memorize os valores do documento: primário (uso imediato) e secundário (histórico, informativo).
• Entenda bem a Teoria das Três Idades: corrente, intermediária, permanente.
• Destaque a função da CPAD: fundamental para avaliação e decisão sobre documentos.
• Associe o Plano de Classificação à organização lógica baseada em funções.
• Exercite a compreensão da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) como ferramenta-chave para o ciclo de vida documental.

Exemplos Práticos

1. Documento de Arquivo: Um relatório anual produzido por uma secretaria municipal no exercício de suas funções configura um documento de arquivo, pois é produzido no âmbito de uma atividade administrativa.

2. Classificação: Um ofício enviado por um departamento jurídico pode ser classificado dentro da classe "Atividades Jurídicas", subclasse "Consultas e Pareceres", séries "Ofícios".

3. Avaliação e Destinação: Documentos fiscais com prazo legal de guarda de 5 anos são classificados como guarda temporária; após esse período, após avaliação, podem ser eliminados, diferente de documentos históricos institucionais que devem ser preservados permanentemente.

Exercícios com Resolução

1. Defina documento de arquivo e cite três características essenciais.
   Resposta: Documento de arquivo é um registro de informações produzido ou recebido no curso das atividades de uma entidade, com organicidade. Características: unicidade, autenticidade, naturalidade.
2. Quais são as três fases da Teoria das Três Idades e qual a importância de cada uma?
   Resposta: Correntes (uso ativo), intermediários (uso eventual e espera de destinação) e permanentes (preservação definitiva). Importante para organizar o ciclo de vida do documento e sua destinação.
3. Qual é a função da CPAD?
   Resposta: Avaliar e selecionar documentos para guarda permanente ou eliminação, orientando a gestão documental no órgão.
4. Por que o plano de classificação é fundamental para a gestão documental?
   Resposta: Porque organiza os documentos de maneira lógica e hierárquica, facilitando localização, uso, avaliação e destinação final.
5. Explique o que é a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD).
   Resposta: É um registro que define os prazos de guarda dos documentos e a forma de sua destinação, seja eliminação, transferência ou guarda permanente.
6. Um documento fiscal de guarda obrigatória por 10 anos é classificado em qual fase da teoria das três idades?
   Resposta: Fase intermediária, pois o documento não é de uso corrente, mas mantido até cumprir o prazo legal.
7. Qual legislação rege os arquivos públicos brasileiros?
   Resposta: A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
8. Quais valores os documentos permanentes devem preservar?
   Resposta: Valores históricos, probatórios e informativos.
9. Como a eliminação documental contribui para a gestão de documentos?
   Resposta: Reduz a massa documental, libera espaço físico e mantém a eficiência do acervo, eliminado documentos sem valor.
10. Explique o que significa a característica "autenticidade" nos documentos de arquivo.
    Resposta: Refere-se à garantia de que o documento foi criado e mantido de acordo com procedimentos regulares que comprovam sua legitimidade e integridade.

Resumo

Neste capítulo abordamos os conceitos fundamentais da Arquivologia, destacando o que são documentos e documentos de arquivo, suas características e valores. Apresentamos o conceito de arquivo e suas finalidades, assim como a Teoria das Três Idades dos documentos, que orienta seu ciclo de vida e destinação. Detalhamos os fundamentos da Gestão de Documentos, incluindo o papel da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), o plano de classificação, o processo de avaliação e a Tabela de Temporalidade e Destinação. Finalmente, explicamos a importância da eliminação documental responsável, garantindo a eficiência administrativa e a preservação da memória histórica, cumprindo a legislação vigente. Compreender esses conteúdos é indispensável para a gestão documental eficiente, essencial para o sucesso da administração pública e privada, bem como para concursos públicos na área.

A disciplina de Arquivologia estuda os arquivos e documentos enquanto elementos fundamentais para a organização, preservação e difusão da informação nas instituições públicas e privadas. Compreender os conceitos básicos sobre arquivos e documentos é essencial para a correta gestão documental, garantindo segurança jurídica, eficiência administrativa e preservação da memória institucional, temas que são frequentemente cobrados em concursos públicos.

Conceito de Arquivo

O termo arquivo possui múltiplos significados que variam conforme o contexto. Em Arquivologia, conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), arquivo pode ser definido de quatro formas:

• 1) Conjunto de documentos produzidos ou acumulados por pessoas físicas, jurídicas, públicas ou privadas, no exercício de suas atividades, independentemente do suporte;
• 2) Instituição ou serviço responsável pela custódia, processamento técnico, conservação e acesso a documentos;
• 3) Espaço físico ou instalações onde documentos são armazenados;
• 4) Móvel destinado à guarda de documentos.

Importante: Em concursos, o enfoque costuma estar na primeira e segunda acepções, associando arquivo à documentação e ao serviço responsável pelo seu tratamento e preservação.

Definição de Documento

Documento, segundo o DBTA, é a unidade de registro de informações, independentemente do seu formato ou suporte. Ou seja, é o material onde a informação está registrada.

Informação consiste no conteúdo referencial, ideia, noção ou mensagem que o documento apresenta.

Suporte é o meio material utilizado para registrar a informação, podendo ser papel, fita magnética, filme de nitrato, mídia digital, entre outros.

Exemplos práticos de documentos:

• Contrato assinado em papel (suporte físico);
• Arquivo de vídeo em DVD (suporte óptico);
• Documento digital armazenado em servidor (suporte eletrônico).

Documento de Arquivo

Os documentos que compõem um arquivo, chamados de documentos de arquivo ou documentos arquivísticos, são aqueles produzidos ou recebidos por entidades no exercício de suas funções e que possuem valor probatório ou informativo.

Esses documentos refletem as ações e decisões de seus produtores, servindo como elementos de prova, controle das atividades, garantia de direitos, fonte para pesquisas científicas e memória institucional.

Tipos de Arquivos: Correntes, Intermediários e Permanentes

Os documentos arquivísticos se classificam conforme o valor e a frequência de uso durante seu ciclo de vida, dividindo-se em:

• Arquivo Corrente: Documentos de uso frequente, ainda em uso ativo pelos setores produtores. Possuem valor administrativo, legal ou fiscal e são mantidos próximos aos usuários;
• Arquivo Intermediário: Documentos de uso pouco frequente, transferidos dos arquivos correntes e mantidos aguardando destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente;
• Arquivo Permanente: Documentos que não têm possibilidade de eliminação e são preservados indefinidamente por seu valor histórico, cultural ou probatório.

Valores dos Documentos:

Gestão de Documentos

A gestão de documentos, conforme a Lei nº 8.159/91 (Lei Nacional de Arquivos), artigo 3º, consiste no conjunto de procedimentos e operações técnicas que envolvem a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou guarda permanente.

O objetivo central é assegurar a efetividade no desempenho institucional, possibilitando acesso rápido e seguro às informações, reservando somente documentos necessários pelo período adequado, e descartando aqueles sem valor para as atividades.

Fases da Gestão de Documentos

Benefícios da Gestão Documental

• Organização sistemática da informação;
• Controle eficaz do uso e acesso;
• Rapidez na localização e otimização do espaço físico;
• Preservação documental pelo prazo necessário;
• Transformação de dados operacionais em informação útil para a gestão.

Avaliação, Eliminação e Guarda Permanente dos Documentos

A avaliação documental verifica o valor primário (uso administrativo, legal e fiscal) e o valor secundário (uso histórico, cultural, científico), determinando o destino do documento:

• Eliminação: Exclusão autorizada de documentos sem valor permanente, após autorização do Arquivo Nacional;
• Guarda Permanente: Preservação de documentos que possuem valor secundário e que devem ser conservados indefinidamente.

Obs: É imprescindível que a eliminação ocorra sob rigoroso controle legal para evitar perdas irreparáveis.

Digitalização de Documentos

A digitalização é o processo de conversão de documentos físicos para formato eletrônico, visando ampliar o acesso e preservar os originais.

Dicas para digitalização adequada:

• Somente digitalizar documentos organizados, para garantir a correta localização da informação também na forma digital;
• O documento digital é uma cópia e não substitui o original físico, que deve ser preservado;
• A digitalização contribui para reduzir o manuseio dos documentos físicos, auxiliando na conservação.

Conservação e Preservação de Documentos

Conservação envolve ações para retardar a deterioração física ou química dos documentos, por meio de controle ambiental, acondicionamento adequado, manuseio cuidadoso, higienização e prevenção contra desastres.

Preservação abrange medidas institucionais para garantir o uso pleno e o acesso continuado aos documentos, evitando perdas de conteúdo informacional.

Dicas úteis para preservar documentos:

• Evitar grampos e clipes metálicos que oxidam;
• Não utilizar elásticos que podem aderir ao papel;
• Manusear documentos com mãos limpas;
• Evitar rabiscos e perfurações desnecessárias;
• Não guardar documentos dobrados ou amassados;
• Não aplicar fitas adesivas, que mancham o papel;
• Evitar alimentos ou bebidas próximos aos documentos para afastar insetos;
• Não apoiar objetos pesados sobre caixas de documentos.

Etapas do Tratamento Arquivístico

Aspectos Legais e Responsabilidades

A legislação brasileira atribui responsabilidade penal, civil e administrativa a quem desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou de interesse público e social.

Lei nº 8.159/1991 (Lei Nacional de Arquivos), Art. 25: responsabiliza penalmente quem danificar documentos com valor permanente.

Código Penal (Decreto-Lei nº 2.848/40), Art. 305: pune com reclusão de 2 a 6 anos e multa quem destruir ou ocultar documento público verdadeiro; e reclusão de 1 a 5 anos e multa para documento particular.

Esses dispositivos reforçam a importância da correta gestão e preservação documental nas instituições públicas e privadas.

Exercícios

1. Defina o que é um arquivo segundo a Arquivologia e cite três significados do termo.
   Resposta: Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade no desempenho de suas atividades. Os significados são: (1) conjunto de documentos; (2) instituição ou serviço para guarda e tratamento; (3) instalação física; (4) móvel para guarda.
2. Diferencie documento, informação e suporte.
   Resposta: Documento é a unidade de registro da informação. Informação é o conteúdo ou mensagem contida no documento. Suporte é o meio físico onde a informação é registrada (papel, digital, etc.).
3. Cite as principais características dos documentos de arquivo.
   Resposta: São documentos produzidos ou recebidos por entidades em suas atividades, possuem valor probatório, refletem ações e decisões dos produtores e são importantes para direitos, pesquisas e memória institucional.
4. O que é arquivo corrente e qual seu valor principal?
   Resposta: Arquivo corrente é formado por documentos de uso frequente com valor administrativo, legal e fiscal, mantidos junto aos produtores.
5. Explique as fases da gestão documental.
   Resposta: Produção (elaboração dos documentos), manutenção e uso (controle, organização e recuperação), destinação final (avaliação, eliminação ou guarda permanente).
6. Quais cuidados devem ser tomados na digitalização de documentos?
   Resposta: Digitalizar somente documentos organizados, manter os originais físicos, garantir que o documento digital é cópia, preservar a organização para facilitar a localização.
7. Quais práticas devem ser evitadas para a conservação adequada dos documentos?
   Resposta: Evitar grampos, clipes metálicos, elásticos, rabiscos, dobras, fitas adesivas, alimentação próxima e apoio de objetos pesados.
8. O que estabelece o Art. 25 da Lei 8.159/91 sobre os documentos?
   Resposta: Estabelece responsabilidade penal, civil e administrativa para quem desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou interesse público/social.
9. Qual é a diferença entre eliminação e guarda permanente dos documentos?
   Resposta: Eliminação é a exclusão autorizada dos documentos sem valor permanente; guarda permanente é a conservação indefinida dos documentos de valor histórico, cultural ou probatório.
10. Por que a numeração das páginas dos documentos é recomendada no tratamento arquivístico?
    Resposta: Facilita o controle, organização e identificação durante o manuseio, ainda que não seja obrigatória.

Resumo

Este capítulo apresentou as noções fundamentais de arquivo e documento, destacando seus conceitos, importância e tipologia. Foram tratados os tipos de arquivos segundo o ciclo vital documental — corrente, intermediário e permanente — e os valores atribuídos aos documentos. A gestão de documentos foi detalhada, evidenciando suas fases e benefícios para a administração pública e privada. Também foram abordados os processos de avaliação documental, digitalização, conservação, preservação e tratamento arquivístico da documentação. Por fim, foi reforçada a legislação pertinente que responsabiliza por danos a documentos arquivísticos, bem como orientações práticas para melhor manuseio e preservação. Dominar esses conceitos é fundamental para o candidato que pretende atuar na área e deve ser um diferencial em provas de concursos públicos relacionadas à Arquivologia.

A Arquivologia é a ciência que estuda os documentos produzidos e recebidos pelas organizações ao longo de suas atividades, focando em sua organização, conservação e utilização eficiente. Compreender seus princípios básicos é fundamental para o correto manuseio e gestão documental, principalmente para os candidatos que almejam cargos públicos na área administrativa, como o da EBSERH.

Conceito principal de Arquivologia

A Arquivologia estuda os arquivos enquanto conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoas físicas ou jurídicas (públicas ou privadas) durante o desenvolvimento de suas atividades. É por meio dessa disciplina que se assegura a preservação, organização e acesso eficiente a essas informações, que são essenciais para a memória institucional, a tomada de decisões, a transparência e a legalidade administrativa.

Relevância: A gestão adequada dos documentos arquivísticos garante não só a preservação da história institucional, mas também permite que informações importantes sejam localizadas rapidamente sempre que necessário, evitando perdas, duplicações ou confusões que impactariam negativamente na eficiência dos serviços públicos e privados.

Arquivos versus Bibliotecas, Museus e Centros de Documentação

Embora estejam todos relacionados à preservação de conhecimento e informação, arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação possuem naturezas e funções distintas que devem ser compreendidas para evitar equívocos comuns em provas de concurso.

Dica importante: As bancas frequentemente cobram as diferenças entre arquivos, bibliotecas e museus, principalmente focando na organicidade dos documentos, originalidade e método de classificação. Memorize os principais elementos apresentados na tabela acima.

Princípios Arquivísticos Fundamentais

Os princípios arquivísticos são regras e conceitos que orientam a organização, guarda e tratamento dos documentos de arquivo de forma a preservar seu contexto, autenticidade e integridade. A seguir, os principais princípios e conceitos, aprofundados com exemplos, explicações e suas aplicações práticas em provas.

Princípio da Proveniência (ou Respeito aos Fundos)

Esse é o princípio básico da Arquivologia. Ele determina que os documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, física ou família devem ser mantidos juntos e separados dos documentos de outras entidades. Em outras palavras, cada instituição possui seu "fundo de arquivo" formado pelos documentos decorrentes de suas atividades e que não devem ser misturados com documentos de outras instituições.

Exemplo prático: Os documentos do Ministério da Educação não podem ficar misturados com os documentos da Presidência da República, para garantir que o contexto de produção e uso seja preservado.

Base para provas:

• Conceito de fundo de arquivo: conjunto de documentos de mesma proveniência (mesma origem institucional).
• Fundos abertos e fechados: fundos abertos pertencem a instituições em atividade e podem receber novos documentos; fundos fechados pertencem a instituições encerradas e não devem receber novos documentos (exceto documentos produzidos enquanto a instituição estava ativa).
• Fundos funcionais e estruturais: fundos funcionais refletem as atividades e funções desenvolvidas pela instituição; fundos estruturais refletem a estrutura organizacional.

Bizu: Um fundo aberto só acrescenta documentos produzidos durante a atividade da instituição. Se achar caixas de documentos posteriores a fechamento, só entra se for desse período ativo. Guarde isso para evitar erros em prova!

Princípio da Ordem Original (também chamado Ordem Primitiva, Santidade ou Registro)

Esse princípio determina que os documentos devem conservar a ordem e arranjo dados pela entidade produtora. É pela manutenção dessa ordem que se preserva o contexto e a integridade da documentação.

Os documentos possuem duas ordens importantes:

• Ordem material/física: a sequência física dos documentos (como as folhas em um processo).
• Ordem intelectual/logical: a sequência lógica da produção e intercâmbio dos documentos (por exemplo, uma solicitação seguida da resposta).

A banca costuma cobrar a ordem intelectual como mais importante para a conservação da ordem original.

Exemplo: Em um processo administrativo, os documentos devem estar organizados conforme a sequência lógica de tramitação, respeitando assim a ordem intelectual.

Organicidade

Organicidade é a relação natural e intrínseca entre os documentos, que decorrem das atividades da entidade produtora. Ou seja, os documentos não são colecionados arbitrariamente: eles são produzidos e acumulados naturalmente no decorrer das funções institucionais.

Dica para prova: é a característica que diferencia os documentos arquivísticos dos documentos de biblioteca e museus (que são colecionados).

Unicidade

Os documentos arquivísticos são únicos no contexto de produção, mesmo que existam cópias físicas (vias) do mesmo documento. Cada via possui destinatário ou função específica, mas o conteúdo original é único.

Exemplo: Um ofício enviado em múltiplas vias continua sendo único no seu conteúdo e finalidade dentro da instituição.

Indivisibilidade ou Integridade

Esse princípio protege o fundo de arquivo contra dispersão, mutilação, eliminação não autorizada ou adição indevida. Sua finalidade é garantir que o fundo se mantenha completo, sem que documentos sejam retirados ou inseridos indevidamente, preservando assim sua integridade e contexto.

Observação: Este princípio deriva do princípio da proveniência, pois a integridade está ligada à manutenção dos fundos sem mistura.

Cumulatividade ou Naturalidade

Diz que os documentos são acumulados progressivamente e de forma natural no âmbito da instituição. Ou seja, eles não são produzidos de maneira artificial ou planejada somente para arquivo, mas sim resultam do curso normal das atividades.

Princípio da Territorialidade

Determina que os documentos devem permanecer no local mais próximo do território onde foram produzidos, facilitando a preservação dos contextos cultural e administrativo. Deve-se conservar os acervos na jurisdição territorial da instituição produtora.

Exemplo: Os arquivos estaduais devem permanecer no território estadual onde foram produzidos.

Princípio da Pertinência Territorial

Este princípio é antagonista ao da proveniência, pois preconiza que documentos devem ser transferidos para o arquivo responsável pela jurisdição do tema a que se referem, independentemente do local de sua produção.

Nota: Este princípio está em desuso, mas ainda pode ser cobrado em provas.

Princípio da Pertinência Temática

Defende que os documentos devem ser organizados por tema ou assunto. Assim como o anterior, este princípio também encontra-se ultrapassado pela organização funcional.

Dica: Nos concursos, é importante conhecer este conceito, mesmo que seja desatualizado.

Princípio da Reversibilidade

Afirma que todo tratamento realizado nos arquivos pode ser revertido, quando necessário. Ressalta a importância da possibilidade de corrigir intervenções nos documentos.

Observação: Esse princípio está mais relacionado a tratamentos técnicos, como restauração, e não alterações administrativas ou transferências de documentos entre fases do ciclo vital.

Inter-relacionamento

Os documentos arquivísticos mantêm uma relação entre si e com as atividades da entidade produtora, possibilitando a compreensão do contexto e do sentido das informações.

Autenticidade e Veracidade

Autenticidade refere-se à legitimidade do documento, ou seja, se foi produzido corretamente e com todos os elementos necessários que asseguram sua validade formal e funcional. Não garante, porém, a verdade do conteúdo.

Veracidade refere-se à fidelidade do conteúdo do documento aos fatos que representa. Ou seja, um documento pode ser autêntico, mas não verdadeiro, e vice-versa.

Exemplo: Uma ata de reunião assinada (autêntica) que contém informações erradas tecnicamente (não verídica).

Aplicação prática dos princípios na gestão de documentos

A partir desses princípios, os gestores de documentos, principalmente os arquivistas, aplicam métodos de classificação e organização baseados na proveniência e na ordem original, garantindo que os documentos sejam mantidos em seus fundos apropriados, qualquer que seja o suporte (papel, digital etc.).

Esses princípios evidenciam a necessidade de:

• Preservar os fundos (bases documentais) sem misturar documentos entre instituições.
• Manter a ordem original para conservar o contexto de produção e uso.
• Assegurar a integridade evitando perdas ou acréscimos indevidos.
• Respeitar a localização territorial da documentação.
• Garantir a autenticação documental para sua validade jurídica e administrativa.

Exemplos para concursos

Veja abaixo três exemplos práticos de aplicação:

1. Misturar documentos de diferentes instituições em um mesmo arquivo fere qual princípio?
   Resposta: O Princípio da Proveniência, pois determina que os documentos de uma entidade não devem ser misturados com os de outra.
2. Qual princípio assegura que a sequência de produção dos documentos seja preservada, mesmo que mudem os suportes?
   Resposta: Princípio da Ordem Original. Isso garante a manutenção do contexto e a lógica documental.
3. Se uma empresa está em atividade, seu fundo de arquivo é aberto ou fechado?
   Resposta: Fundo aberto, pois ainda recebe documentos produzidos no decorrer das atividades atuais. Após encerramento, o fundo torna-se fechado.

Tabela resumida dos principais princípios arquivísticos

Dicas para fixação e prova

• Arquivos não são coleções: Diferente de biblioteca e museu, arquivos não colecionam, eles acumulam documentos orgânicos.
• Fundo Aberto x Fundo Fechado: Saiba identificar se o fundo está aberto (instituição ativa) ou fechado (instituição desativada).
• Princípio da Proveniência é a base de tudo: Nenhum documento deve ser misturado entre instituições; isso mantém o contexto intacto.
• Ordem Original = Ordem Intelectual: Sempre respeite a sequência lógica da criação dos documentos para preservar seu significado.
• Autenticidade não é veracidade: Um documento pode ser autêntico mesmo com informações falsas, e vice-versa.
• Nos concursos, fique atento às nomenclaturas: Termos como ordem original, ordem primitiva, santidade e registro são sinônimos.
• Principais princípios para a prova: Proveniência, Ordem Original, Organicidade e Unicidade são os mais cobrados.

Exercícios para fixação

1. Diferencie arquivo, biblioteca e museu quanto à origem e à forma de aquisição dos documentos.
   Resposta: Arquivo – origem funcional, documentos produzidos e recebidos na instituição; biblioteca e museu – origem cultural, documentos e peças colecionados por compra, doação ou permuta.
2. Explique o que é princípio da proveniência e sua importância.
   Resposta: É o princípio que determina que os documentos de uma mesma origem devem ser mantidos juntos e não misturados com documentos de outras origens, preservando o contexto documental.
3. O que significa fundo aberto e fundo fechado? Dê um exemplo prático de cada.
   Resposta: Fundo aberto pertence a instituição em atividade (ex: arquivos atuais de um órgão público); fundo fechado, a instituição extinta (ex: arquivos de órgão extinto, não recebendo documentos novos).
4. Qual a diferença entre ordem material e ordem intelectual na organização de arquivos?
   Resposta: Ordem material relaciona-se à sequência física dos documentos; ordem intelectual, à sequência lógica e contexto de produção, sendo essa a mais valorizada nos princípios arquivísticos.
5. Por que a autenticidade do documento não depende da veracidade do conteúdo?
   Resposta: Autenticidade refere-se à legitimidade e conformidade formal do documento (quem, quando, como produz), enquanto veracidade é se as informações são verdadeiras.
6. O que é organicidade dos documentos?
   Resposta: Relação natural existente entre documentos gerados pelas atividades de produção da mesma entidade.
7. Explique o princípio da integridade (indivisibilidade) e sua relação com o da proveniência.
   Resposta: Integridade é a garantia que o fundo de arquivo esteja completo, sem dispersão ou mutilações, e deriva do princípio da proveniência que mantém os documentos de uma instituição juntos.
8. O princípio da territorialidade determina que os arquivos devem ficar armazenados em que local?
   Resposta: No local mais próximo ou dentro do território onde foram produzidos, assegurando o contexto geográfico.
9. Como o princípio da reversibilidade pode ser aplicado na conservação documental?
   Resposta: Permite que tratamentos técnicos e intervenções sobre documentos possam ser revertidos se causarem danos, protegendo o acervo.
10. Descreva o que se entende por inter-relacionamento nos documentos arquivísticos.
    Resposta: Vínculos entre documentos e entre documentos e atividades institucionais, que garantem a compreensão contextual dos registros.

Resumo

O estudo da Arquivologia e seus princípios é fundamental para garantir que a documentação institucional seja organizada, preservada e utilizada de forma eficaz. Os princípios arquivísticos, principalmente a proveniência, ordem original, organicidade e unicidade, orientam o tratamento dos arquivos, garantindo a integridade, autenticidade e contexto documental. A distinção entre arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação é indispensável para compreensão e correta classificação documental, muito cobrada em provas de concursos públicos. Entender e aplicar esses conceitos com exemplos práticos e conexões claras possibilita um melhor desempenho na preparação e aplicação em concursos como o da EBESRH, realizado pela banca CESPE.

Os Estudos Avançados em Arquivologia constituem um campo de profunda reflexão sobre as práticas, teorias e metodologias que norteiam esta ciência da informação, com ênfase na organização, gestão e preservação dos documentos e acervos arquivísticos. Este capítulo apresenta uma análise aprofundada de diferentes aspectos da arquivologia contemporânea, desde a gestão documental em ambientes empresariais até a metodologia de pesquisa fundamentada na grounded theory, abordando também a descrição arquivística, a formação profissional e a interdisciplinaridade com áreas afins, como biblioteconomia, museologia e ciência da informação.

Gestão Documental em Ambientes Empresariais

A gestão documental nas organizações empresariais é um processo estratégico que abrange desde a produção até a guarda ou eliminação dos documentos. Essencial para o funcionamento eficiente, este processo sustenta as atividades, tarefas e decisões organizacionais, garantindo a integridade, autenticidade e acessibilidade da informação.

Princípios fundamentais da arquivologia, como o respeito à proveniência, a unicidade, originalidade e indivisibilidade dos documentos, orientam a gestão documental, mas ela deve adaptar-se à realidade particular de cada organização. A gestão da informação arquivística engloba tanto a informação orgânica, produzida internamente e relacionada às funções e objetivos da organização, quanto a informação não orgânica, externa, mas que interage com a organização.

Entre as tipologias documentais encontradas nas organizações empresariais estão a informação estratégica (que subsidia decisões de médio e longo prazo), a informação sobre negócios (sobre concorrentes e mercado), a informação financeira, comercial, estatística, gerencial e tecnológica, cada uma associada a diferentes tipos documentais e processos.

A gestão documental envolve etapas como levantamento dos processos institucionais, identificação e mapeamento dos documentos e seus fluxos, análise funcional e normativa dos documentos, montagem de políticas documentais, elaboração de instrumentos arquivísticos (planos de classificação, tabelas de temporalidade), avaliação do sistema documental e a implantação de sistemas informatizados para workflow, GED, SIG e apoio à decisão, tudo visando garantir controle, segurança, acesso e conservação da massa documental.

Dicas para o estudante:

• Atente para os princípios arquivísticos e sua aplicação: proveniência, unicidade, originalidade e indivisibilidade são cruciais para a gestão.
• Entenda que informação arquivística é ampla, abrangendo informações orgânicas e não orgânicas.
• Conheça os diferentes sistemas informatizados (workflow, GED, ERP etc.) aplicados na gestão documental.

Avaliação e Instrumentos de Medição em Arquivos

A avaliação nos arquivos é um processo indispensável para medir a eficiência e a eficácia dos sistemas de gestão documental. Considerada como parte do bom governo e da melhoria contínua, a avaliação sistemática ajuda a identificar deficiências e propor ajustes em uma organização.

O processo avaliativo enfrenta desafios, como resistências internas, dificuldade de acesso a dados confiáveis e a necessidade de definir claramente o que deve ser medido. As medições podem incluir a capacidade de gestão, cumprimento das políticas e processos, qualidade dos serviços prestados e a percepção dos usuários. A avaliação e a certificação seguem normas internacionais como ISO 19011, ISO 30300 e ISO 30301.

Existem várias ferramentas e modelos de avaliação, como o Records Management Capacity Assessment System (RMCAS) voltado para entidades públicas, a Check-up dos Arquivos Nacionais da Austrália, e a iniciativa Drambora para avaliação de riscos em repositórios digitais. Há também esforços para desenvolver métricas baseadas na percepção dos usuários, a exemplo da Archival Metrics nos Estados Unidos.

Bizu:

• A avaliação em arquivos não é apenas controlar o passado, mas investir no futuro e sustentar melhorias contínuas.
• Importante conhecer ferramentas como RMCAS e os padrões ISO para orientação de avaliações.

Documentos Fotográficos em Arquivos

A presença de documentos imagéticos (imagens, fotografias, filmes) nos arquivos levanta novos desafios no que diz respeito à sua organização e descrição. A historiografia na arquivologia ainda está se consolidando para contemplar o tratamento sistematizado desses documentos, que possuem características singulares tanto no suporte físico quanto no processo de produção documental.

É fundamental reconhecer que a fotografia não é apenas um registro visual isolado, mas está diretamente vinculada à gênese documental e à função organizacional da instituição produtora. A historicidade da documentação imagética e seu contexto são essenciais para assegurar a integridade do documento.

Técnicas de conservação e digitalização têm sido bastante desenvolvidas, porém, a compreensão arquivística e a organização segundo a proveniência e organicidade ainda requerem aprofundamento. Assim, a gestão documental da imagem implica assegurar a autenticidade, confiabilidade e compreensão de sua produção e circulação, integrando-a ao conjunto documental da organização.

Pontos importantes:

• Fotografia é uma construção social e simbólica, não uma simples cópia da realidade.
• O contexto de produção e a história documental são elementos essenciais para a organização arquivística da documentação imagética.
• Sua organização deve respeitar os princípios arquivísticos, principalmente a proveniência e organicidade.

Paradigmas de Pesquisa em Arquivística

A arquivística passou por três grandes fases históricas: a fase sincrética e custodial, a técnica e custodial e a científica e pós-custodial. Atualmente, a área vive uma fase científica consolidada, com forte reconhecimento acadêmico e produção intelectual.

Segundo a teoria de revoluções científicas de Kuhn, as ciências evoluem por meio de rupturas e estabelecem paradigmas que definem seus objetos, métodos, valores, sujeitos e finalidades. A arquivística, como ciência social, é multiparadigmática, podendo ser analisada sob diferentes perspectivas.

Identificam-se oito paradigmas na ciência da informação que se refletem na arquivística: o paradigma conservacionista, semiótico-lingüístico, recuperação da informação, lógico-matemático, cognitivo, economicista-empresarial, social e métrico. O paradigma conservacionista prevalece, evidenciando a historiografia e aspectos tradicionais, enquanto os paradigmas economicista e social ganham espaço mais recentemente.

Essas mudanças indicam um movimento de transição e amadurecimento da arquivística, sinalizando a possibilidade de uma revolução científica de caráter complexo, que amplia objetos e métodos de pesquisa sem dissolver a base existente.

Bizus:

• Paradigma é uma matriz cultural e técnica que orienta a investigação.
• Cuidado para não confundir paradigma com método, pois diferentes paradigmas podem usar métodos semelhantes.

Diplomática Contemporânea e Identificação Arquivística

Diplomática contemporânea refere-se ao estudo dos documentos arquivísticos levando em conta não só sua estrutura formal, mas também seu contexto funcional, histórico e institucional. Essa abordagem amplia a tradicional diplomática para incluir séries documentais e tipos documentais, com vistas a um tratamento mais integrado dos documentos no contexto da gestão documental.

A identificação é conceituada como uma fase do tratamento arquivístico que busca conhecer e caracterizar as instituições produtoras (elemento orgânico) e as funções e atividades que produzem a documentação (elemento funcional). Para isso, são usados instrumentos específicos, como índices de organismos produtores, organogramas e índices legislativos que refletem a evolução administrativa e documental das instituições, permitindo o estabelecimento de políticas e programas eficazes de gestão documental.

Dicas:

• Identificação é fase essencial que serve de base para classificação, avaliação e descrição arquivísticas.
• Conheça os instrumentos de identificação: índice de organismos, organogramas e índice legislativo.

Mediação da Informação e sua Relação com Arquivística

A mediação da informação emerge como conceito essencial para compreender o processo informacional contemporâneo, considerando o usuário como um sujeito ativo na construção do significado e na apropriação da informação, não simples receptor passivo.

Na relação com a arquivística, a mediação da informação está presente desde a produção, seleção, organização, até o acesso aos documentos. Essa ação mediadora é influenciada pelos valores, percepções e contextos do mediador, usuário, suporte e ambiente informacional, firmando-se como núcleo estratégico na constituição da memória e uso dos arquivos.

As reflexões atuais apontam para uma visão pós-moderna da arquivística em que o contexto social, simbólico e político que envolve a produção e uso dos documentos é fundamental para a compreensão da informação arquivística, indo além do enfoque tradicional técnico e custódia comparável ao da historicidade.

Formação e Mercado de Trabalho de Arquivistas no Brasil

A formação de arquivistas no Brasil é marcada por desafios legais, institucionais e educacionais. A exigência legal do diploma superior para o exercício da profissão contrasta com a demanda real do mercado, que emprega muitos profissionais sem formação formal, muitas vezes titulados por especialização ou cursos técnicos informais.

O sistema educacional para arquivistas envolve a graduação, que fornece formação básica, e a especialização, que complementa e aprofunda saberes, além de cursos de curta duração e pós-graduação. Apesar do crescimento dos cursos universitários, o número de formados ainda é insuficiente para atender à demanda do país, que possui milhares de unidades públicas e privadas necessitando de profissionais qualificados.

Além disso, a diversidade de formações e perfis caracteriza a atuação profissional, dificultando a regulamentação pura e simples da profissão baseada apenas na graduação. Apresenta-se uma proposta de integração nas formações que considere as necessidades práticas do mercado e as especificidades regionais brasileiras.

Tipologia Documental e Tomada de Decisão Organizacional

A tipologia documental é um instrumento fundamental para vincular a produção documental ao processo decisório nas organizações. Ao identificar os tipos documentais orgânicos – gerados internamente e diretamente ligados às funções, responsabilidades e atividades – a organização pode garantir informação consistente e de qualidade para subsidiar decisões mais estratégicas, táticas e operacionais.

Elementos como formato físico, conteúdo, tramitação e legislação aplicável compõem o perfil tipológico dos documentos, que, quando bem estabelecido, oferece maior agilidade na tramitação e eficiência nos processos decisórios, evitando produção desnecessária e facilitando o controle da documentação ao longo do seu ciclo de vida.

Resumo

Este capítulo reuniu discussões avançadas em Arquivologia, apresentando desde a gestão documental aplicada em ambientes empresariais até metodologias modernas de investigação, passando pela descrição arquivística com o conceito ISAD(G), a mediação da informação como elemento fundamental na relação arquivística com o usuário e a interdisciplinaridade com áreas correlatas.

Aspectos centrais como os paradigmas de pesquisa na arquivística, a identificação documental fundamentada na diplomática contemporânea, a formação profissional e sua realidade atual no Brasil, além da importância da tipologia documental para o processo decisório organizacional evidenciaram a complexidade e a abrangência do campo.

A Arquivologia revela-se um campo vivo, em transformação, que demanda constante atualização teórica e metodológica, diálogo interdisciplinar e reconhecimento social, fatores indispensáveis para que possa cumprir seu papel estratégico na gestão da informação e memória organizacional.

Exercícios

1. Explique o princípio da proveniência e sua importância na gestão documental corporativa.
2. Descreva as etapas da gestão documental em ambientes empresariais e discuta a importância de cada uma delas.
3. Quais os desafios na avaliação e medição da eficiência dos arquivos? Cite pelo menos dois instrumentos utilizados nesse processo.
4. Justifique a importância da identificação do contexto de produção dos documentos fotográficos dentro de arquivos.
5. Quais são os principais paradigmas de pesquisa em Arquivística e qual o paradigma emergente mais recente?
6. Defina a diplomática contemporânea e explique sua relação com a tipologia documental.
7. Quais os principais instrumentos utilizados para a identificação de órgãos produtores na arquivologia?
8. Explique a relação entre mediação da informação e arquivística, destacando por que a mediação é fundamental.
9. Discorra sobre os desafios atuais da formação de arquivistas no Brasil em relação à demanda do mercado.
10. Como a tipologia documental auxilia o processo decisório dentro das organizações? Explique com exemplos.

Resolução das Questões

1. Resposta: O princípio da proveniência estabelece que os documentos devem ser mantidos segundo a origem e autoria, preservando sua identidade e contexto. Na gestão empresarial, isso assegura a organização dos documentos segundo as funções e processos da empresa, facilitando a sua recuperação e legalidade.
2. Resposta: As etapas são: levantamento e conhecimento da estrutura jurídica e organizacional; mapeamento dos processos e fluxos documentais; análise funcional e normativa dos documentos; estabelecimento da política documental; elaboração dos instrumentos arquivísticos (plano de classificação, tabela de temporalidade); avaliação dos sistemas existentes e a implantação dos sistemas informatizados. Cada etapa é fundamental para garantir a organização, controle, preservação e acesso eficiente da documentação.
3. Resposta: Desafios incluem a resistência cultural, a dificuldade de acesso a dados confiáveis e a definição clara do que medir. Instrumentos usados são o Records Management Capacity Assessment System (RMCAS) e o Check-up dos Arquivos Nacionais da Austrália, entre outros.
4. Resposta: A identificação do contexto de produção dos documentos fotográficos permite compreender a função, autenticidade e significado dos registros imagéticos, respeitando sua gênese documental e assegurando seu correto tratamento arquivístico.
5. Resposta: São: paradigma conservacionista/tradicional; semiótico-lingüístico; recuperação da informação; lógico-matemático; cognitivo; economicista-empresarial; social e métrico. O paradigma economicista-empresarial é emergente e mais recente.
6. Resposta: A diplomática contemporânea amplia o foco da análise dos documentos arquivísticos para incluir seu contexto funcional e a dinâmica da produção documental, utilizando a tipologia documental para organizar os registros em séries segundo funções e atividades.
7. Resposta: Índice de organismos produtores, organogramas que representam a evolução da estrutura administrativa e índice legislativo que reúne a legislação pertinente à instituição.
8. Resposta: A mediação da informação inclui todas as ações que garantem que o usuário receba informações relevantes, contextualizadas e significativas, indo desde a produção, organização até o acesso, sendo fundamental para a construção da memória e para a efetividade dos serviços arquivísticos.
9. Resposta: Os principais desafios são a exigência legal do diploma, que restringe o profissional a uma minoria, e a insuficiência da oferta de cursos para atender a alta demanda do mercado. A diversidade de formação paralela e a atuação não formalizada evidenciam um descompasso que afeta a qualidade e legitimidade.
10. Resposta: A tipologia documental organiza os documentos segundo tipos que refletem as atividades e funções da organização, permitindo o controle documental rigoroso e facilitando o acesso à informação para apoiar as decisões, por exemplo, através da identificação e gestão de relatórios contábeis, contratos e registros de pessoal.