Arquivos que contêm documentos de valor cultural ou administrativo significativo, os quais são preservados permanentemente devido à sua importância para a memória institucional ou coletiva. Esses documentos, muitas vezes únicos e insubstituíveis, são mantidos em condições especiais de armazenamento para garantir sua integridade ao longo do tempo. Eles são considerados de guarda permanente e não são mais necessários para as atividades administrativas correntes, mas possuem relevância para a pesquisa, a história e o patrimônio documental

Arquivos que são utilizados com frequência pelas atividades administrativas diárias de uma organização, contendo documentos em curso ou que ainda estão em processo de tramitação. Esses arquivos são essenciais para a gestão eficiente das operações, pois abrigam informações necessárias para a tomada de decisões, o acompanhamento de processos e a execução de tarefas cotidianas. Eles estão em constante uso pelos departamentos responsáveis e, por isso, precisam estar facilmente acessíveis para garantir a continuidade e eficiência das atividades administrativas

Arquivos que armazenam documentos duplicados ou cópias de segurança, com o objetivo de garantir a preservação e recuperação dos dados em caso de perda ou dano dos documentos originais. Esses arquivos são mantidos como uma medida preventiva para proteger informações importantes

Arquivos que guardam documentos em formato digital, os quais são acessíveis por meio de sistemas eletrônicos de gestão documental. Esses arquivos digitais permitem a rápida localização e a recuperação dos documentos, além de possibilitarem o armazenamento em grande escala e a automação de processos arquivísticos