Segundo Heloísa Belotto, uma das características fundamentais dos documentos ...

a) São documentos com valor artístico e histórico, preservados em museus e centros de documentação. Esses documentos são geralmente selecionados por seu significado cultural, estético ou histórico, refletindo aspectos importantes da sociedade, da arte ou de um período histórico específico. Eles são cuidadosamente conservados e exibidos em museus para fins de educação, pesquisa e apreciação pública, destacando a herança cultural e a identidade coletiva

b) São documentos digitais, armazenados em repositórios eletrônicos. Esses documentos existem exclusivamente em formato digital e são mantidos em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) ou em repositórios digitais especializados. A preservação desses documentos exige a utilização de tecnologias avançadas para garantir sua integridade, autenticidade e acessibilidade ao longo do tempo, enfrentando desafios como a obsolescência tecnológica e a segurança da informação

c) São documentos únicos e insubstituíveis, acumulados por uma entidade no decorrer de suas atividades. Esses documentos são produzidos ou recebidos pela entidade em função de suas operações e funções administrativas, jurídicas ou organizacionais. Eles representam a prova e o registro das ações e decisões tomadas, sendo indispensáveis para a continuidade e a transparência das atividades. A sua unicidade está no fato de que são originados em contextos específicos e irrepetíveis, o que os torna insubstituíveis dentro do arquivo da entidade

d) São documentos duplicados para garantir sua preservação em caso de perda. Essa prática envolve a criação de cópias de segurança dos documentos originais para proteger a informação contra possíveis perdas, danos ou desastres. Essas duplicações podem ser feitas tanto em formato físico quanto digital, e são uma medida preventiva para assegurar que a informação contida nos documentos seja preservada, mesmo que o original seja comprometido