Os elementos de metadados da estrutura de organização do e -ARQ Brasil são agrupados em entidades.
✂️ a) A entidade evento de classificação registra os diversos níveis de agregação de documentos de acordo com o plano de classificação: classes, subclasses, grupos e subgrupos. Registra, também, os eventos relativos à atribuição de graus de sigilo: classificação, reclassificação e desclassificação. ✂️ b) A entidade evento de trâmite refere-se a recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos; são registradas informações de conteúdo, forma e composição necessárias à movimentação do documento arquivístico. ✂️ c) A entidade usuário refere-se à identificação concedida a pessoas físicas ou jurídicas que consultam os arquivos, por meio do registro de um login e uma senha que permitem ao consulente realizar buscas de informações no sistema, por um tempo determinado. ✂️ d) A entidade ciclo vital e preservação refere-se às ações de gestão das idades arquivísticas, como transferência e recolhimento, ao controle de temporalidade e destinação e às ações de preservação, tais como migração, atualização, conversão. ✂️ e) A entidade documento trata da identificação de documentos arquivísticos. Relacionados entre si, tais documentos formam processos ou dossiês, que podem conter um ou mais volumes. Um volume pode conter um ou mais documentos que, por sua vez, são constituídos por um ou mais componentes digitais.