Geralmente, o método de arquivamento mais utilizado em instituições públicas é o alfabético.

O ciclo de vida dos documentos é composto por três fases: corrente; intermediário; e, permanente.

A gestão documental se responsabiliza somente pela administração dos documentos na fase corrente, não se aplicando às demais.

A gestão de documentos consiste no conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção; tramitação; classificação; avaliação; e, arquivamento de documentos.