Em um órgão público de grande porte, a ampliação do
uso de sistemas informatizados, correio eletrônico
institucional, plataformas colaborativas e ambientes
virtuais de atendimento ao cidadão trouxe ganhos
relevantes de agilidade, mas também revelou
fragilidades no tratamento da informação. Foram
identificados casos de envio de documentos oficiais por
contas pessoais, compartilhamento de arquivos sem
controle de versão, ausência de classificação quanto ao
grau de sigilo, utilização de aplicativos de mensagens
instantâneas para decisões administrativas e
armazenamento de dados funcionais em serviços
externos não autorizados.
a) Reconhecer que, diante da dinâmica do trabalho
contemporâneo, a escolha do meio de comunicação
deve ficar a critério de cada servidor, sendo
suficiente que o conteúdo das mensagens esteja
alinhado às atividades funcionais,
independentemente do canal utilizado, da existência
de registros formais ou do atendimento a padrões
institucionais.
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b) Permitir o uso complementar de contas pessoais e
aplicativos de mensagens, desde que posteriormente
os principais encaminhamentos sejam resumidos em
relatório interno, dispensando a necessidade de
registro integral das comunicações e de controle
sobre versões de documentos.
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c) Estabelecer como regra a utilização exclusiva de
canais institucionais, exigir classificação adequada
da informação, garantir mecanismos de controle de
versão, registro e rastreabilidade das comunicações
relevantes, observar políticas de segurança da
informação e restringir o uso de plataformas externas
não autorizadas.
✂️
d) Priorizar a rapidez da comunicação em detrimento da
formalidade, admitindo o uso de qualquer ferramenta
digital que possibilite resposta imediata, ainda que
isso implique fragilização dos controles
administrativos e dificuldade posterior de
comprovação dos atos praticados.
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