São características básicas dos arquivos, EXCETO:

1-) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa.
2-) Origem no curso de suas atividades – os documentos devem servir de prova de transações realizadas.
3-) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.