O primeiro grau permite isolar e circunscrever a entidade que constitui o fundo de arquivo e diferenciá-la de qualquer outro e o segundo grau visa garantir o respeito ou a reconstituição da ordem interna do fundo.

O primeiro grau permite separar ou agrupar todos os fundos de vários órgãos numa instituição arquivística e o segundo grau permite restabelecer a ordem de chegada desses fundos.

O primeiro grau tem sua aplicação apenas no estabelecimento do valor primário dos documentos e o segundo grau pode ser aplicado tanto nos documentos que tenham valor primário ou secundário.

O primeiro grau tem sua aplicação tanto nos documentos que tenham valor primário ou secundário e o segundo grau tem sua aplicação restrita aos documentos que possuam valor primário.

O primeiro grau permite reconhecer os documentos que compõem um mesmo fundo e o segundo grau permite distinguir e hierarquizar os documentos dentro do fundo e organizá-los em séries.