O Manual de Redação da Presidência da República, de 2002, determina que:

a) as comunicações oficiais não são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público), mas os receptores dessas comunicações ou são cidadãos ou instituições que devem ser tratados com repertório próprio.

b) à vista da linguagem específica de determinados grupos, as expressões de circulação restrita como regionalismos vocabulares e jargões técnicos são permitidos em determinadas situações.

c) Aviso e Ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A diferença entre eles é que o Ofício é expedido por Ministros de Estado para autoridades de igual importância e a origem do Aviso é indiscriminada.

d) a redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

e) a redação oficial manteve alguns fechos que têm mais de meio século de aprovação (Portaria nº 1 do Ministro de Estado da Justiça, de 1937) relacionados a formas de tratamento e cortesia.