A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização poderá ocorrer desde que aprovada pela autoridade arquivística do órgão ou entidade produtora.

Os requisitos funcionais são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.

Os metadados referem-se à utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados.

Os requisitos não funcionais referem-se a registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.

Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.