Sua finalidade primeira é o registro da memória institucional.

São os conjuntos documentais produzidos por pessoa jurídica, enquanto os produzidos pelas pessoas físicas são chamados de manuscritos.

São coleções de documentos acumulados por interesse científico.

Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa jurídica ou física.

São acumulados no curso das atividades, servindo de prova das transações realizadas.