o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição.

o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.

a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto.

a existência de uma coleção de manuscritos de valor histórico ajuntados por um órgão, uma empresa ou uma instituição.

o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.