A utilização de documentos se desenvolve mediante a análise e a avaliação ...

A utilização de documentos se desenvolve mediante a análise e a avaliação dos documentos acumulados no arquivo. O objetivo desse processo é estabelecer prazos de guarda, determinando quais docum...

Q259500 • Arquivologia • Gestão de documentos • CESPE CEBRASPE • TRT 16a REGIÃO • Técnico Judiciário Área Serviços Gerais

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A gestão de documentos compreende um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Acerca desse assunto, julgue os itens que seguem.

A utilização de documentos se desenvolve mediante a análise e a avaliação dos documentos acumulados no arquivo. O objetivo desse processo é estabelecer prazos de guarda, determinando quais documentos serão objeto de arquivamento permanente, o protocolo deste, a expedição, se for o caso, a organização e, por fim, a eliminação, caso tenham perdido seu valor de prova ou de informação para a instituição.

a) Certo
b) Errado

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Veja comentários detalhados e resoluções exclusivas para entender o gabarito desta questão.

Matheus Fernandes
31/12/1969 • 21:00

Gabarito: a) Certo

A afirmação está correta e reflete adequadamente o processo de gestão de documentos. A utilização de documentos envolve a análise e avaliação dos documentos acumulados em arquivos, com o objetivo de estabelecer prazos de guarda. Essa avaliação determina quais documentos devem ser preservados permanentemente e quais podem ser eliminados após perderem seu valor de prova ou informação para a instituição. Esse processo é crucial para a eficiência e eficácia da gestão documental, assegurando que apenas documentos essenciais sejam mantidos permanentemente, enquanto outros são descartados de forma segura e sistemática.

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Questões sobre Gestão de documentos

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Q260455 • Arquivologia • Gestão de documentos • CESPE CEBRASPE • TRT 16a REGIÃO • Técnico Judiciário Área Serviços Gerais
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A gestão de documentos compreende um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Acerca desse assunto, julgue os itens que seguem.

A produção de documentos corresponde ao momento da elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
- a) Certo
- b) Errado
2

Q25945 • Conhecimentos Específicos • Gestão de Documentos • IDECAN • CNEN • Assistente Administrativo
Na Administração Pública é comum a utilização do método alfabético de arquivamento de documentos. Considere a necessidade de arquivamento das pastas funcionais dos seguintes servidores:

1. Marcelo Araújo da Silva.
2. Pedro Alves Silva.
3. Mariana Cláudia Ribeiro.
4. Maryana Beatriz Ribeiro.
5. José Santos Neto.
6. Manuel Faria Soares.
7. Manoel Fonseca Soares.

Pelas regras de alfabetação, as pastas funcionais serão dispostas na seguinte ordem:
- a) 2, 1, 4, 3, 6, 7, 5.
- b) 5, 6, 7, 1, 3, 4, 2.
- c) 1, 5, 2, 7, 6, 4, 3.
- d) 4, 3, 5, 1, 2, 6, 7.
- e) 3, 4, 5, 1, 2, 7, 6.
3

Q25943 • Conhecimentos Específicos • Gestão de Documentos • IDECAN • CNEN • Assistente Administrativo
Nos termos da terminologia arquivística, usualmente adotada no Brasil, assinale a afirmativa correta quanto aos métodos de ordenação de documento em um arquivo.
- a) Método variadex: ordenação que tem por eixo a conjugação discricionária de vários critérios de arquivamento de documentos.
- b) Método duplex: ordenação que tem por eixo a conjugação de dois métodos de arquivamento de documentos, a critério do arquivista.
- c) Método soundex: ordenação que tem por eixo a fonética e a grafia dos nomes que intitulam os documentos de um determinado arquivo.
- d) Método dígito-terminal: ordenação que tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos.
- e) Método numérico: ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.
4

Q27047 • Conhecimentos Específicos • Gestão de Documentos • FGV • Câmara de Caruaru PE • Técnico Legislativo
Segundo a teoria das três idades, os arquivos que têm sob sua guarda documentos de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando os prazos, são os arquivos
- a) corrente
- b) intermediários.
- c) permanentes.
- d) de primeira idade.
- e) de terceira idade.
5

Q48830 • Arquivologia • Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • Ministério do Esporte • Agente Administrativo
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Os arquivos têm um papel fundamental nas organizações contemporâneas. Quanto maior o número e a qualidade das informações, mais decisões seguras são tomadas. O arquivo, como um estoque informacional estratégico e privilegiado, tem muito a contribuir para a tomada de decisão e comprovação de direitos e deveres. Entretanto, para cumprir essa função primordial de disponibilizar as informações contidas nos documentos, é necessário que esses documentos estejam organizados. Acerca das técnicas de arquivamento, julgue os itens de 81 a 87.

Os arquivos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos dos usuários diretos.
- a) Certo
- b) Errado
6

Q20679 • Arquivologia • Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • ANP • Analista Administrativo
A respeito dos documentos de arquivo, julgue os itens a seguir.

Em documento que teve o seu assunto identificado em um código de classificação de documentos de arquivo, aplica-se exclusivamente a expressão documento classificado.
- a) Certo
- b) Errado
7

Q27049 • Conhecimentos Específicos • Gestão de Documentos • FGV • Câmara de Caruaru PE • Técnico Legislativo
O processo de avaliação segue procedimentos que visam a alcançar resultados mais amplos, como a elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Documentos.

A respeito da Tabela de Temporalidade de Documentos, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) A Tabela de Temporalidade deve ser aprovada pelo Arquivo Nacional.
( ) A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão.
( ) A Tabela de Temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos em cada idade e deve ser elaborada após a análise da documentação.

As afirmativas são, respectivamente,
- a) V, V e V.
- b) V, V e F.
- c) V, F e V.
- d) F, V e V.
- e) F, F e F.
8

Q20681 • Arquivologia • Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • ANP • Analista Administrativo
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

A elaboração do código de classificação de documentos acontece na fase de utilização de programa de gestão de documentos.
- a) Certo
- b) Errado
9

Q350133 • Arquivologia • Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • Polícia Federal • Arquivista
O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subseqüentes.

Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos.
- a) Certo
- b) Errado
10

Q25944 • Conhecimentos Específicos • Gestão de Documentos • IDECAN • CNEN • Assistente Administrativo
De acordo com a terminologia arquivística, quanto à teoria das três idades dos arquivos, assinale a afirmativa correta.
- a) Os arquivos classificam-se em: morto, dinâmico e provisório.
- b) Arquiva os documentos conforme seu valor primário, secundário e terciário.
- c) Considera o ciclo de vida dos documentos conforme a primeira, segunda e terceira idades.
- d) Teoria segundo a qual os documentos classificam-se em: históricos, presentes e propositivos.
- e) Teoria segundo a qual os arquivos classificam-se conforme a frequência de uso por sua entidade produtora.

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