Determinada instituição está gerando documentos desnecessários, aumentando o volume a s...

Gabarito: a) A questão trata do problema de geração excessiva de documentos desnecessários, o que aumenta o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado. Esse problema está relacionado à fase inicial da gestão documental, que envolve a elaboração e controle dos documentos produzidos.

Na gestão documental, a primeira fase é justamente a elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências, onde se define o que deve ser produzido e como. Controlar essa etapa evita a geração de documentos desnecessários, reduzindo o volume e facilitando o gerenciamento.

As outras fases mencionadas nas alternativas não tratam diretamente da geração inicial dos documentos. A segunda fase está mais relacionada ao controle e utilização dos documentos já produzidos, e a terceira fase envolve a destinação final, como arquivamento ou eliminação.

Portanto, a solução para o problema apresentado está na primeira fase da gestão documental, que é a elaboração e gestão adequada dos documentos, evitando a produção excessiva e desnecessária.