A centralização ou descentralização dos arquivos é uma decisão importante ...

A centralização ou descentralização dos arquivos é uma decisão importante em todas as organizações. A principal desvantagem da centralização de arquivos é:

Q349652 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • FJPF • TJ AM • Recepcionista

A centralização ou descentralização dos arquivos é uma decisão importante em todas as organizações. A principal desvantagem da centralização de arquivos é:

a) uso de espaços ociosos
b) treinamento mais rigoroso
c) carência de arquivos próximos
d) exigência de maior volume de normas
e) aumento de especialização de funções

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Marcos de Castro
31/12/1969 • 21:00

Para responder a questão sobre a principal desvantagem da centralização de arquivos, é importante entender o conceito de centralização e descentralização de arquivos nas organizações.

Centralização de arquivos refere-se à concentração de todos os arquivos em um único local, enquanto a descentralização envolve a distribuição dos arquivos em diferentes setores ou departamentos da organização.

A principal desvantagem da centralização de arquivos é a carência de arquivos próximos, o que pode dificultar o acesso rápido e eficiente às informações necessárias para as atividades diárias da organização. Quando os arquivos estão centralizados, os funcionários podem enfrentar dificuldades para encontrar documentos específicos no momento em que precisam, o que pode impactar a produtividade e eficiência do trabalho.

Portanto, a alternativa correta é:

Gabarito: c) carência de arquivos próximos

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Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

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Q351146 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • CESGRANRIO • BNDES • Técnico Administrativo
Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admissão - Demissão - Folha de Pagamento - Promoção - Recrutamento - Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:
- a) tipologia
- b) espécie.
- c) natureza.
- d) assunto.
- e) estágio.
2

Q350066 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • CESGRANRIO • BNDES • Técnico Administrativo
Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1- Alba Santos Silva; 2 - Bárbara Assunção; 3 - Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social; 4 - Alcedo Costa; 5 - Ricardo Alves e 6 - Banco do Brasil. Como se observa, essa é a ordem em que os documentos encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperação dos documentos, é necessário elaborar o índice alfabético remissivo, que terá a seguinte seqüência:
- a) 1, 2, 3, 4, 5, 6
- b) 1, 4, 6, 2, 3, 5
- c) 3, 6, 4, 5, 2, 1
- d) 5, 2, 6, 3, 4, 1
- e) 6, 5, 4, 3, 2, 1
3

Q350361 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • FCC • Tribunal Regional Eleitoral Paraíba • Analista Judiciário
O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor
- a) primário.
- b) fiscal.
- c) legal.
- d) probatório.
- e) secundário.
4

Q350327 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • FCC • TRF 2a • Analista Judiciário
Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servidores:

1) 001.299 - Hilary Jenkinson

2) 032.699 - Eugenio Casanova

3) 129.129 - T.R. Schellenberg

4) 159.544 - Luciana Duranti

5) 305.218 - Angelika Menne-Haritz

6) 306.818 - Bruno Delmas

7) 588.029 - Paola Carucci

8) 246.344 - Michel Duchein

A adequada ordenação de tais prontuários é:
- a) 1, 2, 3, 4, 8, 5, 6, 7.
- b) 5, 6, 7, 3, 8, 4, 1, 2.
- c) 5, 6, 2, 1, 4, 8, 7, 3.
- d) 7, 2, 6, 8, 4, 1, 5, 3.
- e) 7, 2, 6, 8, 4, 5, 1, 3.
5

Q349639 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • TSE • Analista Judiciário
Em relação aos arquivos intermediários, assinale a opção incorreta.
- a) Os documentos têm valor primário.
- b) O acesso aos documentos é restrito aos acumuladores ou às pessoas autorizadas.
- c) A justificativa para sua conservação está em razões administrativas, técnicas, legais ou fiscais.
- d) Os documentos representam de 5% a 10% do que havia sido acumulado nos arquivos correntes.
6

Q350525 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • TRE RJ • Técnico Judiciário
As atividades típicas do protocolo não incluem o(a)
- a) recebimento de correspondência.
- b) abertura de processo.
- c) distribuição de documentos.
- d) preparação de instrumento de descrição.
7

Q350295 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • TSE • Analista Judiciário
Julgue os itens abaixo, relativos aos arquivos no âmbito da gestão da informação.

I Os arquivos não podem, por suas características específicas, ser tratados como recurso informacional primário da organização.

II O acesso rápido e eficiente é incompatível com a manutenção da qualidade da informação.

III O arquivo é uma fonte privilegiada, pois registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela organização.

IV O arquivo é um recurso estratégico, pois é uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações.

Estão certos apenas os itens
- a) I e II.
- b) I e III.
- c) II e IV.
- d) III e IV.
8

Q349700 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • CESPE CEBRASPE • TRE MA • Técnico Judiciário
No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a)
- a) descrição de documentos arquivísticos.
- b) acompanhamento do trâmite dos documentos.
- c) atendimento aos usuários internos para consulta aos documentos e empréstimo ao órgão produtor dos mesmos.
- d) elaboração dos instrumentos de pesquisa do acervo arquivístico.
- e) elaboração do quadro de arranjo do acervo arquivístico.
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Q349522 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • Energia Essencial • Prefeitura de Júlio de Castilhos RS • Secretário de Escola
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

I – Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada;

II – Ordenação: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente;

III – Arquivamento: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Quais afirmativas acima estão corretas?
- a) apenas I
- b) apenas II e III
- c) apenas III
- d) todas as afirmativas acima
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Q351071 • Arquivologia • Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos • FCC • MPU • Analista
Entende-se por notação
- a) o conjunto dos documentos notariais.
- b) a forma que antecede a elaboração de manuscritos.
- c) o material sobre o qual as informações são registradas.
- d) a primeira etapa no processo de arranjo documental.
- e) o código de localização dos documentos no acervo.

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