O processo de transferência corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

Documentos que esgotaram seus prazos de vigência devem ser descartados de imediato.

Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção.

O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os arquivos correntes e os arquivos intermediários.

Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades principais o empréstimo de documentos para o usuário externo.