O envelope que traga comunicação oficial endereçada a um senador da República deverá ser preenchido conforme o modelo abaixo.
A Vossa Excelência o Senhor
Senador (nome do Senador)
Senado Federal
70165-900 Brasília – DF

O fecho adequado para figurar em uma comunicação oficial que parta de uma autoridade superior para uma autoridade inferior é Respeitosamente.

Em uma comunicação que tenha como destinatário o governador de um estado da Federação, o tratamento a ser-lhe dispensado deverá ser Vossa Excelência e o vocativo a ser empregado será Senhor Governador.

Em todas as comunicações oficiais, deve-se adotar, na identificação do signatário, o modelo abaixo.
Assinatura
Nome da autoridade que expede a comunicação oficial
Cargo da autoridade que expede a comunicação oficial

No exemplo Mem. 72/2015 – Setor de Compras, constam a identificação do tipo e número do expediente bem como informação referente ao órgão para o qual esse expediente se destina, qual seja, o Setor de Compras.