A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental do arquivismo na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos, ou de pesquisa, e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. No entanto, para que o processo possa fluir de forma racional, costuma-se utilizar um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso á informação a quantos dela necessitem. Este instrumento é conhecido como: