O uso do jargão burocrático, como todo jargão, deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada.

O uso dos pronomes de tratamento ocorre em três momentos distintos: no endereçamento, no vocativo e no corpo do texto. No vocativo, o autor dirige-se ao destinatário no início do documento. No corpo do texto, pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada ou por extenso. O endereçamento é o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial.

Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de dois pontos.

A consulta ao dicionário e à gramática são imperativas na redação de um bom texto. 

A digitação sem erros, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo, nas exceções em que se fizer necessária a impressão, e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.