Durante o processo de transferência de acervo
documental de uma secretaria municipal para o arquivo
central, a equipe responsável identificou que parte dos
documentos havia sido digitalizada sem critérios técnicos
de autenticidade, que os originais físicoscorrespondentes haviam sido eliminados sem
autorização formal, e que os documentos digitalizados
não possuíam metadados de identificação nem
certificação que garantisse sua integridade ao longo do
tempo.
a) A ausência de metadados e de certificação nos
documentos digitalizados pode ser suprida por
declaração do servidor responsável pela
digitalização, atestando que o conteúdo digital
corresponde ao original físico, sendo esse
procedimento suficiente para conferir validade
jurídica aos documentos digitais produzidos.
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b) A digitalização de documentos públicos com fins de
substituição do suporte físico exige a adoção de
procedimentos que garantam a autenticidade, a
integridade e a rastreabilidade dos documentos
digitais, não sendo a simples conversão de formato
condição suficiente para autorizar a eliminação dos
originais, que depende de autorização formal e de
cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos.
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c) A eliminação dos originais físicos após digitalização é
procedimento regular, desde que os documentos já
tenham cumprido os prazos de guarda previstos na
tabela de temporalidade, sendo desnecessária
qualquer formalização adicional quando a
digitalização for realizada por servidor do próprio
órgão.
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d) A digitalização de documentos públicos, por si só,
autoriza a eliminação dos originais físicos, pois o
suporte eletrônico assegura a preservação das
informações com nível de confiabilidade superior ao
do suporte papel, dispensando procedimentos
adicionais de autenticação ou certificação.
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