É obrigação de todo servidor zelar pela boa conservação dos bens patrimoniais que estão sob sua guarda ou uso.

A função do termo de responsabilidade é responsabilizar os servidores pelas informações dos bens ao patrimônio, tais como: danificação, inservibilidade, necessidade de reparo, desaparecimento.

Os equipamentos do acervo público deverão ser utilizados conforme as recomendações do fabricante, de forma a se evitar o mau funcionamento e o sucateamento precoce dos mesmos.

Estão dentre as atribuições da Unidade de Patrimônio encaminhar, imediatamente após o seu conhecimento, à Diretoria Administrativa do órgão, comunicação sobre o extravio de bens, para serem tomadas as providências necessárias à apuração das irregularidades mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.

Excepcionalmente, é permitida a utilização de qualquer bem patrimonial público para finalidade particular, sem necessidade de justificativa prévia ou posterior.