É uma correspondência interna e externa trocada entre autoridades de hierarquia equivalente ou enviada a alguém de hierarquia superior à daquele que assina.

É o registro claro e preciso das ocorrências de uma reunião, assembleia ou convenção, o que a torna um texto oficial é o fato de que, após aprovada, para efeitos legais, assume a condição de documento.

É uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que estão hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes.

É um tipo de texto muito ligado às situações cotidianas, constituindo-se como um relato proferido por alguém a favor de outra pessoa, a fim de evidenciar uma verdade em que se acredita.