Qual é a melhor prática para garantir a eficiência no controle de expediente ...

Qual é a melhor prática para garantir a eficiência no controle de expediente em um escritório?

Q880561 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • CONTEMAX • Câmara de Tamandaré PE • Técnico Legislativo • 2024

Qual é a melhor prática para garantir a eficiência no controle de expediente em um escritório?

a) Permitir que qualquer membro da equipe manipule documentos sem registro.
b) Implementar um sistema de rastreamento e controle para o fluxo de documentos, garantindo que cada etapa seja registrada.
c) Armazenar todos os documentos em uma única pasta física para simplicidade.
d) Manter todos os documentos eletrônicos em pastas não nomeadas para economizar tempo.
e) Descartar documentos assim que eles forem lidos para evitar acumulação.

Questões sobre Definições / Fases da Gestão de Documentos

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Q882784 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • INAZ do Pará • Prefeitura de Barrolândia TO • Assistente Administrativo • 2024
Com relação a estrutura das “FASES”, típicas no processo de documentação em projetos, sabe-se da necessidade de seguir uma sequência para evitar perda de tempo imprevistos em virtude de um mal planejamento e, por consequência, uma má execução. Assinale a sequência correta quanto as fases do processo de documentação:
- a) Planejamento, execução, revisão, publicação, arquivamento
- b) Análise, implementação, avaliação, estruturação, descarte
- c) Revisão, organização, escrita, apresentação
- d) Redação, desenvolvimento, implementação, monitoramento
- e) Tratamento de dados, publicação, planejamento validação, avaliação
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Q885575 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • GANZAROLI • Câmara de Petrolina de Goiás GO • Recepcionista • 2024
De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização e destinação. Nesse sentido, está incorreto o que se afirma em:
- a) Produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
- b) Na etapa de utilização o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.
- c) A fase de Utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos, etc.
- d) A Avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
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Q883048 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • FGV • Prefeitura de Macaé RJ • Arquivo • 2024
A segunda fase da gestão de documentos envolve
- a) a destinação.
- b) a fixação de prazos.
- c) o controle de produção.
- d) as atividades de protocolo.
- e) a elaboração de formulários.
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Q885322 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • ADVISE • Prefeitura de Sertãozinho PB • Agente Administrativo • 2024
Os documentos com valor primário, que já foram resolvidos, mas que aguardam a sua prescrição, pois ainda podem ser questionados posteriormente são os documentos da fase:
- a) ordinária.
- b) legal.
- c) permanente.
- d) intermediária.
- e) corrente.
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Q869600 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • Instituto Access • Prefeitura de Domingos Martins ES • Agente de Serviços Gerais • 2024
Em relação à Tabela de Temporalidade, analise as afirmativas a seguir:

I. Existem documentos que devem ser armazenados por tempo indefinido. No entanto, boa parte das documentações apresenta uma validade de armazenamento determinada.

II. Enquanto estiverem dentro da validade jurídica, há uma obrigação legal de mantê-los íntegros. Esse fato é mais uma prova da importância do arquivamento de documentos.

III. Na hora de elaborar os índices, deve-se anotar num bloco de notas à parte o prazo de validade do documento, seja no arquivo físico ou digital.

Assinale
- a) se apenas as afirmativas I e II estiverem corretas.
- b) se apenas as afirmativas I e III estiverem corretas.
- c) se apenas as afirmativas II e III estiverem corretas.
- d) se todas as afirmativas estiverem corretas.
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Q960913 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • CONSULPLAN • TRF 2a REGIÃO • Arquivologia
“Os objetivos de documentos de arquivo de um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SGDA) são alcançados com o estabelecimento de sistemas de captura e controle de documentos de arquivo que sejam confiáveis, seguros, conformes, compreensivos e sistemáticos.”
(ABNT NBR ISO 30 3000, 2016, 04.)
De acordo com o exposto, analise as afirmativas a seguir.
I. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo seguros dão suporte à responsabilização e à gestão de riscos.
II. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo conformes asseguram a responsabilização, a boa governança e a gestão de riscos.
III. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo compreensivos facilitam a eficiência e a eficácia organizacionais.
IV. Os processos de produção e a gestão de documentos de arquivo sistematizados ajudam a dirigir a organização de forma eficiente e a minimizar os riscos.
Assinale a alternativa que apresenta a quantidade de afirmativa(s) correta(s).
- a) 1.
- b) 2.
- c) 3.
- d) 4.
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Q885622 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • IVIN • Prefeitura de Conceição do Canindé PI • Técnico Administrativo • 2024
Carine é servidora do Setor de Protocolo de determinada Secretaria. Ao receber os documentos, uma das atividades desenvolvidas por Carine é enviá-los para os destinatários externos. Pode-se afirmar que Carine realiza a atividade mencionada na etapa da(o):
- a) Recebimento.
- b) Autuação.
- c) Distribuição.
- d) Controle de tramitação.
- e) Expedição.
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Q909894 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • UFMT • UFMT • Arquivista • 2024
A fase de utilização dos documentos, ou fase de uso, absorve o controle, a utilização e o armazenamento dos documentos essenciais para o desenvolvimento das atividades de uma organização. Quais medidas são utilizadas para assegurar as competências desta fase?
- a) Prevenir a criação de documentos não essenciais e garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documento.
- b) Avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente.
- c) Acesso rápido, eficiente e local de armazenamento adequado aos documentos necessários.
- d) Garantir a utilização apropriada da digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
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Q919583 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • VUNESP • Prefeitura de Sertãozinho SP • Escriturário • 2025
O profissional, que atua como escriturário em uma prefeitura municipal, sabe que a gestão de documentos se refere a um conjunto de procedimentos e rotinas que
- a) visa ao arquivamento de qualquer tipo de documento, desconsiderando a sua natureza e as especificidades de manuseio.
- b) otimiza a forma de documentar, tornando a prática padronizada, restrita, rápida, segura e sustentável.
- c) garante a preservação e o acesso aos documentos de caráter intermediário, reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.
- d) viabiliza a gestão de riscos associados à perda, roubo, dano ou acesso autorizado a informações importantes.
- e) assegura o efetivo controle dos documentos de qualquer idade, desde sua produção até sua destinação final.
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Q882781 • Arquivologia • Definições / Fases da Gestão de Documentos • INAZ do Pará • Prefeitura de Barrolândia TO • Assistente Administrativo • 2024
Qual das alternativas a seguir apresenta corretamente as características e as fases do processo de documentação e classificação são extremamente importantes para o desenvolvimento da organização dentro de uma repartição pública.
- a) O processo de documentação é considerado linear e não requer uma revisão prévia, essa classificação pode ser feita somente em um momento do projeto, em seu final.
- b) O processo de documentação engloba a coleta, organização e armazenamento de informações, já a classificação é conhecida como a etapa na qual informações são categorizadas e indexadas para facilitar a recuperação.
- c) O processo de documentação e de classificação são considerados ações independentes, não tendo interferência mútua, sendo a documentação voltada apenas para a criação de registros.
- d) Quando se está na fase de documentação, esta é exclusiva somente para projetos de larga escala, já a classificação pode ser considerada uma etapa despercebida nos projetos de menor porte.
- e) A documentação é um processo que se concentra apenas na forma física dos documentos, enquanto a classificação se dedica a aspectos digitais e tecnológicos.

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