Qual é a melhor prática para garantir a eficiência no controle de expediente em ...

Questão de Arquivologia da banca CONTEMAX aplicada no concurso Câmara de Tamandaré PE (2024). Confira a resolução completa abaixo:

Q880561•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
CONTEMAX•
Câmara de Tamandaré PE•
Técnico Legislativo•
2024

Qual é a melhor prática para garantir a eficiência no controle de expediente em um escritório?

Permitir que qualquer membro da equipe manipule documentos sem registro.

Implementar um sistema de rastreamento e controle para o fluxo de documentos, garantindo que cada etapa seja registrada.

Armazenar todos os documentos em uma única pasta física para simplicidade.

Manter todos os documentos eletrônicos em pastas não nomeadas para economizar tempo.

Descartar documentos assim que eles forem lidos para evitar acumulação.

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Q882784•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
INAZ do Pará•
Prefeitura de Barrolândia TO•
Assistente Administrativo•
2024

Com relação a estrutura das “FASES”, típicas no processo de documentação em projetos, sabe-se da necessidade de seguir uma sequência para evitar perda de tempo imprevistos em virtude de um mal planejamento e, por consequência, uma má execução. Assinale a sequência correta quanto as fases do processo de documentação:

Planejamento, execução, revisão, publicação, arquivamento

Análise, implementação, avaliação, estruturação, descarte

Revisão, organização, escrita, apresentação

Redação, desenvolvimento, implementação, monitoramento

Tratamento de dados, publicação, planejamento validação, avaliação

Q885575•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
GANZAROLI•
Câmara de Petrolina de Goiás GO•
Recepcionista•
2024

De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização e destinação. Nesse sentido, está incorreto o que se afirma em:

Produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

Na etapa de utilização o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.

A fase de Utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos, etc.

A Avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Q883048•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
FGV•
Prefeitura de Macaé RJ•
Arquivo•
2024

A segunda fase da gestão de documentos envolve

a destinação.

a fixação de prazos.

o controle de produção.

as atividades de protocolo.

a elaboração de formulários.

Notificações

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