Qual é uma abordagem recomendada para a organização de documentos em um siste...

Qual é uma abordagem recomendada para a organização de documentos em um sistema de controle de expediente?

Q880562 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • CONTEMAX • Câmara de Tamandaré PE • Técnico Legislativo • 2024

Qual é uma abordagem recomendada para a organização de documentos em um sistema de controle de expediente?

a) Utilizar um único formato de arquivamento para todos os tipos de documentos.
b) Arquivar documentos importantes em locais de difícil acesso para segurança adicional.
c) Armazenar documentos em qualquer ordem, sem necessidade de sistema de classificação.
d) Manter documentos apenas em formato digital, sem backup físico.
e) Classificar e organizar documentos por categorias e datas para facilitar a recuperação e o gerenciamento.

Questões sobre Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

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Q889187 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • Consulplan • Prefeitura de Nova Iguaçu RJ • SEMAS • 2024
O interesse do auxiliar administrativo quanto à maneira pela qual os documentos são mantidos para uso corrente o envolve em interrelacionamento com os funcionários públicos e especialmente com os encarregados dos documentos (qualquer funcionário que controle a administração dos documentos correntes, ou seja, a pessoa que se ocupa dos documentos dentro de um órgão do governo). O auxiliar administrativo deve se interessar pelas práticas adotadas na manutenção dos documentos correntes porque, EXCETO:
- a) Não deverá aceitar o arranjo dos documentos dados pelos órgãos que os hajam criado.
- b) Descreve os documentos segundo a maneira pela qual foram arranjados pelas repartições criadoras.
- c) É sua missão tornar os documentos acessíveis ao uso, de acordo com as exigências feitas pelo órgão do governo que os criou.
- d) Deve ser sua tarefa promover a adoção de normas de administração que sirvam eficientemente a dois propósitos: às necessidades imediatas dos funcionários e às posteriores do cidadão particular.
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Q889437 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • IDESG • Câmara de São Gabriel da Palha ES • Assessor Administrativo • 2024
Em uma Câmara Municipal, o Assessor Administrativo é encarregado de implementar um sistema de gestão de documentos eletrônicos para melhorar a eficiência e a transparência. Considerando as noções de protocolo e arquivo, qual das seguintes etapas NÃO é considerada essencial na implementação desse sistema?
- a) Definição de metadados para cada tipo de documento, facilitando sua recuperação e classificação.
- b) Digitalização de todos os documentos físicos sem critérios de seleção, para garantir a inclusão total.
- c) Estabelecimento de políticas de acesso e segurança para proteger informações sensíveis.
- d) Treinamento dos funcionários sobre as práticas de arquivamento e recuperação de documentos.
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Q865027 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • GANZAROLI • Câmara de Petrolina de Goiás GO • Auxiliar Legislativo • 2024
Considerando as atividades de cada etapa de controle realizadas pelo protocolo, associe as colunas abaixo e assinale a alternativa com a sequência correta.
1. recebimento
2. registro
3. autuação
4. classificação
5. expedição/distribuição
6. controle/movimentação
( ) consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.
( ) o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo.
( ) ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.
( ) separar os documentos de acordo com o destinatário.
( ) uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos.
( ) entrega aos destinatários externos/internos à instituição.
- a) 1, 2, 3, 5, 6, 4
- b) 1, 3, 2, 4, 6, 5
- c) 2, 3, 5, 6, 1, 4
- d) 2, 3, 4, 6, 5, 1
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Q888582 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • Unesc • Câmara de Cocal do Sul SC • Auxiliar Administrativo • 2024
Imagine que uma empresa de contabilidade, após anos de trabalho com arquivamento físico de documentos, decidiu migrar para um sistema digital para melhorar a eficiência e segurança do processo. Para isso, eles estão realizando um projeto piloto de implementação de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos. Considerando a situação descrita sobre a implementação de um sistema digital de gerenciamento de documentos eletrônicos em uma empresa de contabilidade, assinale a alternativa que indica, corretamente, as ações recomendadas para garantir a eficiência e segurança do processo:
- a) Não definir políticas claras de acesso aos documentos digitais.
- b) Ignorar a triagem de documentos para agilizar o processo.
- c) Armazenar os documentos físicos em pastas tradicionais.
- d) Permitir acesso ilimitado aos documentos para facilitar a colaboração.
- e) Utilizar um sistema de indexação automática e pesquisa por palavras-chave.
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Q889161 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • Quadrix • CRF AC • Auxiliar Administrativo • 2024
No arquivo corrente, a atividade responsável pelo recebimento e pela classificação dos documentos denomina-se
- a) expedição.
- b) arquivamento.
- c) empréstimo.
- d) protocolo.
- e) consulta.
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Q918092 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • Consulplan • CRP 3ª Região BA • Assistente de Contas a Pagar • 2025
Um ente público apresentava as seguintes questões referentes a seus arquivos públicos: grande volume de documentos acumulados, dificultando o acesso rápido à informação; documentos históricos em papel que apresentam degradação, colocando em risco a preservação de seu conteúdo; falta de espaço físico para armazenamento adequado dos documentos correntes; e ausência de ferramentas automatizadas para a gestão documental. Considerando a gestão de documentos, analise as estratégias elaboradas pela equipe responsável para resolver as questões.

I. Implementar um programa de avaliação documental para eliminar documentos sem valor administrativo, legal ou histórico.
II. Realizar a microfilmagem de todos os documentos históricos como única solução adequada para preservar seu conteúdo e economizar espaço físico.
III. Adquirir um sistema informatizado para automatizar a gestão documental, incluindo indexação e busca por palavras-chave.
IV. Investir em técnicas de restauração para recuperar documentos históricos danificados e evitar sua perda.

Está correto o que se afirma apenas em
- a) I, II e III.
- b) I, II e IV.
- c) I, III e IV.
- d) II, III e IV.
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Q889438 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • IDESG • Câmara de São Gabriel da Palha ES • Assessor Administrativo • 2024
Ao final de cada legislatura, o Assessor Administrativo da Câmara Municipal é responsável por supervisionar a transferência de documentos arquivísticos para o arquivo permanente. Qual das seguintes ações é fundamental para garantir a integridade e a rastreabilidade dos documentos durante esse processo?
- a) Criação de um registro detalhado de transferência, incluindo descrições dos documentos, datas e condições de conservação.
- b) Eliminação de cópias duplicadas para reduzir o volume de documentos a serem transferidos.
- c) Reorganização dos documentos transferidos de acordo com um novo sistema de classificação no arquivo permanente.
- d) Digitalização seletiva dos documentos, armazenando apenas as versões digitais para economizar espaço físico.
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Q981081 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • VUNESP • Prefeitura de Itatiba SP • Historiador • 2025
Considerando o ciclo de vida dos documentos, está correto afirmar que a Teoria das Três Idades
- a) define os tipos de documentos, conforme sua durabilidade e cuidados necessários de manutenção.
- b) identifica o valor dos documentos pela sua antiguidade, autenticidade e longevidade.
- c) classifica os documentos de acordo com o valor econômico para a instituição mantenedora.
- d) fundamenta-se na frequência de uso dos documentos pelos órgãos ou entidade produtora.
- e) categoriza os documentos, segundo técnicas de produção, manutenção e armazenamento.
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Q958990 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • CESPE CEBRASPE • Polícia Federal • Escrivão de Polícia Federal • 2018
A respeito dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.

Os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos.
- a) Certo
- b) Errado
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Q905930 • Arquivologia • Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário • CESGRANRIO • BNDES • Arquivologia Digital Manhã • 2024
Caso os documentos que contêm informação classificada em qualquer grau de sigilo precisem ser tramitados ou expedidos, haverá necessidade da adoção de condições especiais.

Uma condição especial para essa operação ser conduzida é que
- a) seja efetuada apenas pessoalmente por agente público autorizado.
- b) seja realizada por expediente ou por correspondência, sendo escrita no envelope a palavra “Pessoal”.
- c) os documentos sejam acondicionados em envelope único, lacrado e expedido mediante recibo.
- d) os documentos sejam acondicionados em envelopes simples, desde que conste a indicação do grau de sigilo.
- e) os documentos sejam acondicionados em envelopes duplos ou transmitidos por meio eletrônico com recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo.

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