Antes de arquivar documentos na secretaria de uma escola, é necessário realizar ...

Questão de Arquivologia da banca CETREDE aplicada no concurso Prefeitura de Ubajara CE (2024). Confira a resolução completa abaixo:

Q882406•
Arquivologia•
Arquivamento•
CETREDE•
Prefeitura de Ubajara CE•
Secretário Escolar•
2024

Antes de arquivar documentos na secretaria de uma escola, é necessário realizar a preparação adequada para garantir a preservação e a acessibilidade futura dos arquivos. Qual prática recomendada para preparação de documentos a serem arquivados?

Os documentos devem ser armazenados diretamente nas pastas de arquivo, sem a necessidade de higienização, pois a limpeza pode danificar o material.

Todos os documentos devem ser digitalizados antes de serem arquivados fisicamente, eliminando a necessidade de manter qualquer forma de arquivo físico.

O material a ser arquivado deve ser dobrado e grampeado em grupos menores para economizar espaço, o que facilita o armazenamento em pastas compactas.

Documentos avulsos devem ser organizados em grupos, classificados por tipo, e inseridos em pastas adequadas, com etiquetas claras para facilitar a identificação e recuperação.

Documentos com diferentes prazos de retenção devem ser arquivados juntos, em uma única pasta, para simplificar o processo de arquivamento e eliminação.

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Arquivologia•
Arquivamento•
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Faceli•
Auxiliar de Secretaria•
2024

Saber organizar as documentações em pastas evita que elas sejam extraviadas, ou então que muito tempo seja gasto para procurar cada item. Assinale a alternativa que se refere ao tipo de pasta descrita abaixo:

Esse modelo conta com páginas de plástico que funcionam como um caderno. As folhas podem ser visualizadas frente e verso, o que ajuda na apresentação de trabalhos.

Q865228•
Arquivologia•
Arquivamento•
Avança SP•
Câmara Municipal de Itapecerica da Serra SP•
Auxiliar Parlamentar•
2024

Em relação ao arquivamento vertical, são verdadeiras as asserções seguintes, salvo:

Maior facilidade de busca.

Altamente recomendado para os arquivos correntes.

Utilizado em arquivos intermediários.

Recomendado para documentos de grandes dimensões.

Prejudica a conservação dos documentos.

Q882793•
Arquivologia•
Arquivamento•
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Prefeitura de Barrolândia TO•
Auxiliar de Almoxarifado•
2024

Quanto ao arquivamento de documentos em uma empresa, há inúmeras práticas para um bom funcionamento desse referido processo. Sabendo da importância desses processos, assinale a única alternativa correspondente:

Guardar todos os documentos em uma única pasta, sem categorizar, com o intuito da facilitar opara acesso a esses documentos.

Autorizar que os funcionários arquivem a documentação da empresa em qualquer formato pessoal, não havendo a necessidade de seguir as diretrizes determinadas pela organização

Armazenar documentação velha em local úmido e baldio, para maximização de espaço físico.

Eliminar documentação sempre que não forem mais úteis, não dependendo do nível de importância legal e administrativa.

Utilizar exclusivamente um sistema de arquivamento digital permitindo uma busca via palavras-chave, elevando a eficiência e eficácia de uma organização.

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