A busca pela melhoria na prática de necessidades burocráticas em uma organização...

Questão de Arquivologia da banca INAZ do Pará aplicada no concurso Prefeitura de Barrolândia TO (2024). Confira a resolução completa abaixo:

Q882766•
Arquivologia•
Digitalização de Documentos•
INAZ do Pará•
Prefeitura de Barrolândia TO•
Recepcionista•
2024

A busca pela melhoria na prática de necessidades burocráticas em uma organização é indispensável para uma boa gestão, a redução de desperdício de excesso de papelada auxilia nessa melhoria. Sobre o tema é correto afirmar:

Implementação de um sistema digital para automação de processos, reduzindo a necessidade de papel e aumentando a eficiência.

Elevação da quantidade de formulários e documentos para garantir a manutenção das informações no momento do levantamento.

melhoria do controle via reuniões quinzenais para verificação de todos os documentos recebidos, independentemente da relevância deste papel.

Abertura de um setor específico para lidar com a burocracia, não necessitando de interlocução com outros departamentos da organização.

É muito importante a manutenção de todos os processos manuais, pois dessa forma os servidores poderão absorver melhor todas as etapas de um processo.

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Q886181•
Arquivologia•
Digitalização de Documentos•
ACAFE•
CELESC•
Assistente Administrativo•
2024

De acordo com o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece regras gerais para a digitalização de documentos públicos e privados, qual é uma das exigências para que o documento digitalizado tenha o mesmo valor jurídico do documento original?

A digitalização deve ser realizada exclusivamente por empresas certificadas pelo governo federal.

A digitalização deve garantir a integridade e a autenticidade do documento, utilizando padrões técnicos mínimos estabelecidos.

O documento digitalizado deve ser armazenado em um servidor local e não pode ser armazenado na nuvem.

A digitalização deve ser realizada em papel especial, com certificação ISO.

O documento digitalizado deve ser assinado digitalmente apenas pelo responsável pela digitalização.

Q882767•
Arquivologia•
Digitalização de Documentos•
INAZ do Pará•
Prefeitura de Barrolândia TO•
Recepcionista•
2024

Para garantir uma correta manutenção de arquivos em um estabelecimento de uma prefeitura, é preciso tomar algumas precauções. Qual delas é a CORRETA:

Armazenar praticamente todos os documentos em papel e mantê-los em caixas sem o mínimo de organização.

Digitalizar os documentos mais importantes, em seguida armazená-los em um sistema operacional de gerenciamento de arquivos, gerando backups contantes para garantir segurança contra perda desses documentos.

Efetivar a manutenção de arquivos somente no email pessoal, não levando em consideração o controle do acesso.

Eliminar documentos antigos sem a existência de critérios técnicos, com a intenção da liberação de espaço no HD.

Criação de novos arquivos, sem uma normatização, pois há desperdício de tempo.

Q887124•
Arquivologia•
Digitalização de Documentos•
FEPESE•
CINCATARINA•
Analista Técnico•
2024

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras(V) e as falsas ( F ).

( ) A digitalização e o escaneamento são sinônimos e referem-se ao mesmo processo.

( ) A digitalização certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo assim a validade jurídica.

( ) O escaneamento faz a duplicação do documento de papel em um formato digital e a versão criada é útil para envio de documentos por meios virtuais, porém ela tem limitações quando usada para fins administrativos, já que não tem validade jurídica.

( ) Todo documento físico que já foi escaneado em um setor público deve imediatamente ser extinto.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

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