De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao ar...

a) Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundo, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

b) Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

c) Instrumento de pesquisa auxiliar correspondente às antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo.

d) Mecanismo utilizado para os termos avaliação e destinação, uma vez que se avalia a documentação para dar o destino final a ela, sendo que esse destino final é, portanto, fruto da avaliação.

e) Estabelece uma correspondência entre diferentes notações, por ter havido mudanças no percurso.