A fase de utilização dos documentos, ou fase de uso, absorve o controle, a utili...

Questão de Arquivologia da banca UFMT aplicada no concurso UFMT (2024). Confira a resolução completa abaixo:

Q909894•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
UFMT•
UFMT•
Arquivista•
2024

A fase de utilização dos documentos, ou fase de uso, absorve o controle, a utilização e o armazenamento dos documentos essenciais para o desenvolvimento das atividades de uma organização. Quais medidas são utilizadas para assegurar as competências desta fase?

Prevenir a criação de documentos não essenciais e garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documento.

Avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente.

Acesso rápido, eficiente e local de armazenamento adequado aos documentos necessários.

Garantir a utilização apropriada da digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.

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Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
INAZ do Pará•
Prefeitura de Barrolândia TO•
Assistente Administrativo•
2024

Com relação a estrutura das “FASES”, típicas no processo de documentação em projetos, sabe-se da necessidade de seguir uma sequência para evitar perda de tempo imprevistos em virtude de um mal planejamento e, por consequência, uma má execução. Assinale a sequência correta quanto as fases do processo de documentação:

Planejamento, execução, revisão, publicação, arquivamento

Análise, implementação, avaliação, estruturação, descarte

Revisão, organização, escrita, apresentação

Redação, desenvolvimento, implementação, monitoramento

Tratamento de dados, publicação, planejamento validação, avaliação

Q885575•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
GANZAROLI•
Câmara de Petrolina de Goiás GO•
Recepcionista•
2024

De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização e destinação. Nesse sentido, está incorreto o que se afirma em:

Produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

Na etapa de utilização o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.

A fase de Utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos, etc.

A Avaliação e destinação de documentos se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

Q883048•
Arquivologia•
Definições / Fases da Gestão de Documentos•
FGV•
Prefeitura de Macaé RJ•
Arquivo•
2024

A segunda fase da gestão de documentos envolve

a destinação.

a fixação de prazos.

o controle de produção.

as atividades de protocolo.

a elaboração de formulários.

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