As técnicas de arquivamento e organização de documentos são fundamentais para...

As técnicas de arquivamento e organização de documentos são fundamentais para garantir a eficiência e a segurança no gerenciamento de informações. Elas facilitam a localização rápida de dados impo...

Q916910 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • AMEOSC • Prefeitura de Bandeirante SC • Auxiliar Administrativo • 2024

As técnicas de arquivamento e organização de documentos são fundamentais para garantir a eficiência e a segurança no gerenciamento de informações. Elas facilitam a localização rápida de dados importantes, reduzem o risco de perda ou extravio de documentos e asseguram o cumprimento de prazos e normas legais. Além disso, uma boa organização otimiza o espaço físico ou digital, melhorando a produtividade e evitando retrabalhos. Indique a alternativa que apresentaprocedimento INCORRETO de arquivamento e organização de documentos:

a) A implementação de técnicas de versionamento e controle de acesso, particularmente em sistemas de arquivamento digital, é essencial para garantir a integridade dos documentos e proteger informações sensíveis, conforme as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
b) A aplicação do ciclo de vida documental, que inclui fases de criação, utilização, armazenamento e descarte, assegura que os documentos sejam mantidos somente pelo período necessário, evitando acúmulos desnecessários e otimizando o espaço físico e digital.
c) Manter os documentos digitalizados em formatos proprietários, como arquivos de software específico, é adequado, pois mantém a estrutura original dos documentos.
d) A aplicação de técnicas de digitalização em alta resolução, acompanhada de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), garante a integridade visual dos documentos e facilita a indexação textual, tornando os arquivos mais acessíveis e pesquisáveis, especialmente em grandes bases de dados.

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Questões sobre Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento

1

Q974546 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • CEFET BA • TJBA • Atendente de Recepção
Segundo Paes (2005), o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, razão pela qual pode ser dividido em duas classes, a saber:
- a) Básico e ideográfico.
- b) Básico e padronizado.
- c) Alfabético e numérico.
- d) Alfabético e geográfico.
- e) Variadex e mnemônico.
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2

Q972845 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • FGV • TJDFT • Arquivologia • 2022
Cada método de arquivamento é identificado por um código. Analise a lista de códigos, considerando os métodos a seguir:
I – dígito-terminal
II – duplex
III – decimal
P – 1.12.1
Q – 3050
R – 19.72.59
S –103.321
A correlação correta entre os códigos e tais métodos é:
- a) P – II, Q – III, R – I;
- b) P – I, Q – II, S – III;
- c) P – II, R – I, S – III;
- d) P – III, R – I, S – II;
- e) Q – III, R – II, S – I.
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3

Q972840 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • FGV • TJDFT • Arquivologia • 2022
Em um acervo em que a melhor opção foi utilizar o método geográfico por estados, foram recém-incluídos os seguintes correspondentes:
I – Lucinda Moraes – Minas Gerais – Santa Bárbara;
II – Lia Macedo – Bahia – Santa Bárbara;
III – Lucas Muniz – Bahia – Itabuna;
IV – Lorena Machado – Minas Gerais – Belo Horizonte;
V – Lucia Moraes – Bahia – Salvador.
A ordem em que devem constar no acervo é:
- a) II, III, V, I, IV;
- b) II, IV, V, I, III;
- c) III, V, II, IV, I;
- d) IV, III, V, II, I;
- e) V, III, II, IV, I.
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4

Q972839 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • FGV • TJDFT • Arquivologia • 2022
Em um arquivo de cartas, organizado pelo método alfabético, devem ser incluídos os seguintes correspondentes:
I – Cláudia de Santana Sanchez;
II – Jonas de Sampaio Filho;
III – Beatriz de Almeida Santos;
IV – Tiago Conceição Salgado;
V – Joaquim de Sampaio Neto.
A ordem em que eles devem constar no arquivo é:
- a) III, I, V, II, IV;
- b) III, IV, II, V, I;
- c) III, IV, V, II, I;
- d) IV, II, V, I, III;
- e) IV, V, II, I, III.
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5

Q968459 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • FCC • TRERR • Área Administrativa
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.

1. Universidade Federal de Roraima
2. Universidade Estadual de Roraima
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí
5. Presidência da República
6. Ministério de Minas e Energia
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí
8. Ministério da Ciência e Tecnologia
9. Ministério das Cidades
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista

A sequência alfabética de tais correspondentes é
- a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
- b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
- c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
- d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
- e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
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6

Q967376 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • IADES • CONAB • Assistente Administrativo
Em função do caráter integrado de algumas atividades de arquivo, julgou-se oportuno dividir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes: protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e consulta; e, destinação. A esse respeito, o arquivamento preconiza um método que pode ser dividido em duas classes: básicos e padronizados. Considerando essa informação, assinale a alternativa que apresenta um método de arquivamento pertencente à classe padronizada.
- a) Alfabético.
- b) Geográfico.
- c) Automático.
- d) Ideográfico.
- e) Numérico.
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7

Q965031 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • FGV • Banco do Brasil • Técnico Perfil Interno • 2023
Assinale a opção que apresenta exemplos dos métodos de arquivamento que utilizam, como meio de busca, o sistema direto.
- a) Geográfico e dicionário.
- b) Numérico cronológico e duplex.
- c) Unitermo e decimal.
- d) Enciclopédico e numérico simples.
- e) Alfabético e duplex.
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8

Q960914 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • CONSULPLAN • TRF 2a REGIÃO • Arquivologia
“__________________ é o método de ordenação de documentos que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.” Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.
- a) Variadex
- b) Alfabético
- c) Ideográfico
- d) Enciclopédico
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9

Q960316 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • AOCP • TRF 2a REGIÃO • Arquivologia • 2024
Devido ao grande volume de documentos, um arquivo setorial do Poder Judiciário resolveu adotar o método dígito-terminal para ordenar os seus documentos no acervo. Convencionou-se o grupo primário do código para representar a estante em que a caixa-arquivo ou a pasta se encontra, o grupo secundário do código para representar a prateleira e o grupo terciário do código, por sua vez, para representar a caixa-arquivo ou a peça documental. O código 04.05.02, de acordo com a convenção adotada, representa:
- a) estante 04; prateleira 05; caixa/peça documental 02.
- b) estante 02; prateleira 05; caixa/peça documental 04.
- c) estante 04; prateleira 02; caixa/peça documental 05.
- d) estante 02; prateleira 04; caixa/peça documental 05.
- e) estante 05; prateleira 04; caixa/peça documental 02.
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10

Q957887 • Arquivologia • Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento • Consulplan • HEMOBRÁS • Assistente Administrativo • 2025
Quanto às técnicas tradicionais de arquivo mais comumente utilizadas, considere as informações a seguir:
Consiste em organizar os documentos tendo por base os assuntos neles tratados. Quando o volume e a diversidade dos assuntos dos documentos a serem arquivados forem reduzidos, a organização pode obedecer à ordem dicionária ou à ordem enciclopédica. Por sua vez, quando o volume e a diversidade dos assuntos dos documentos a serem arquivados forem elevados, recomenda-se optar por um dos três seguintes métodos:
I. Método duplex: a documentação é dividida em classes ilimitadas, conforme os assuntos, à medida que outras necessidades forem surgindo, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.
II. Método decimal: divide-se em nove classes principais. Uma décima classe será reservada para os assuntos gerais que não podem ser incluídos em uma das nove classes preestabelecidas.
III. Método unitermo: consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um número em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse número, denominado número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visível e previamente determinado.

Assinale a alternativa que contém o método (técnica) de arquivo caracterizado anteriormente.
- a) Numérico.
- b) Alfabético.
- c) Geográfico.
- d) Ideográfico.
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