As técnicas de arquivamento e organização de
documentos são fundamentais para garantir a eficiência
e a segurança no gerenciamento de informações. Elas
facilitam a localização rápida de dados importantes,
reduzem o risco de perda ou extravio de documentos e
asseguram o cumprimento de prazos e normas legais.
Além disso, uma boa organização otimiza o espaço físico
ou digital, melhorando a produtividade e evitando
retrabalhos. Indique a alternativa que apresentaprocedimento INCORRETO de arquivamento e
organização de documentos:
✂️ a) A implementação de técnicas de versionamento e
controle de acesso, particularmente em sistemas de
arquivamento digital, é essencial para garantir a
integridade dos documentos e proteger informações
sensíveis, conforme as diretrizes da Lei Geral de
Proteção de Dados (LGPD). ✂️ b) A aplicação do ciclo de vida documental, que inclui
fases de criação, utilização, armazenamento e
descarte, assegura que os documentos sejam
mantidos somente pelo período necessário, evitando
acúmulos desnecessários e otimizando o espaço
físico e digital. ✂️ c) Manter os documentos digitalizados em formatos
proprietários, como arquivos de software específico,
é adequado, pois mantém a estrutura original dos
documentos. ✂️ d) A aplicação de técnicas de digitalização em alta
resolução, acompanhada de OCR (Reconhecimento
Óptico de Caracteres), garante a integridade visual
dos documentos e facilita a indexação textual,
tornando os arquivos mais acessíveis e
pesquisáveis, especialmente em grandes bases de
dados.