A declaração deve incluir apenas o nome do declarante, sem necessidade de identificação do cargo ou função que ele ocupa.

As declarações podem ser redigidas em primeira pessoa do singular, já que são documentos de caráter pessoal.

A declaração deve ser objetiva e clara, mencionando explicitamente os fatos ou situações que motivam o documento e deve ser assinada pela autoridade competente.

A data e o local não são obrigatórios em uma declaração, pois esses dados podem ser preenchidos posteriormente, se necessário.

A assinatura do declarante pode ser dispensada em uma declaração oficial, desde que o documento seja autenticado por outro meio.