As rotinas administrativas podem variar conforme o porte e a área de atuação ...

As rotinas administrativas podem variar conforme o porte e a área de atuação de cada organização privada ou pública, porém elas têm um objetivo comum que é

Q956470 • Secretariado • VUNESP • Prefeitura de Itapevi SP • Recepcionista em Unidade de Saúde • 2025

As rotinas administrativas podem variar conforme o porte e a área de atuação de cada organização privada ou pública, porém elas têm um objetivo comum que é

a) atender a demandas específicas voltadas à execução de projetos administrativos, para cumprimento de prazos emergenciais.
b) otimizar os processos administrativos rotineiros, priorizando as atividades inerentes ao fornecimento de informações externas.
c) garantir que os processos internos funcionem de maneira harmoniosa, maximizando a utilização dos recursos disponíveis.
d) gerenciar os recursos financeiros para a redução dos custos com atividades de produção, visando melhorar o desempenho de resultados.
e) revisar as normas e técnicas de trabalho, que influenciam na resolução das demandas, desconsiderando o cumprimento de prazos.

Questões de Secretariado

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Q157879 • Secretariado • FGV • DPE MT • Assistente de Gabinete
A respeito da comunicação no ambiente de trabalho, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) A linguagem deve estar no nível de entendimento do receptor, independentemente do tipo de comunicação.
( ) Na comunicação oral é importante estar atento à linguagem a ser utilizada, independentemente do tom de voz.
( ) Ouvir com atenção e analisar com sensatez o assunto, antes de exprimir ideias e opiniões.

As afirmativas são, respectivamente,
- a) V, V e F.
- b) V, F e F.
- c) V, F e V.
- d) F, V e F.
- e) F, F e V.
2

Q47047 • Secretariado • INSTITUTO PRÓ MUNICÍPIO • ISGH • Recepcionista
A base para qualquer atendimento é a comunicação. Entre elas, a comunicação não-verbal que também é conhecida como linguagem corporal.
É aquela que se dá sem o uso de palavras e sim com gestos, sinais ou imagens, por exemplo. Sobre comunicação não verbal, assinale V para verdadeira e F para falsa.

( ) Falar expressões como “com licença" e “por favor" são exemplos de comunicação não verbal;
( ) Quando não focamos o olhar, indica que podemos não estar muito a fim da conversa, ou não estamos confortáveis com o tema, ou ainda mentindo. Depende do contexto. Esse é um exemplo de comunicação não verbal;
( ) Movimentos da cabeça: tendem a reforçar e sincronizar a emissão de mensagens;
( ) O sorriso é um dos exemplos de comunicação não verbal.

De cima para baixo, a sequência correta é:
- a) F, V, V, V;
- b) V, V, F, F;
- c) F, F, V, V;
- d) V, V, F, V.
3

Q27588 • Secretariado • VUNESP • Câmara de Descalvado SP • Secretário Administrativo
Para o secretário, dominar as técnicas secretariais é fundamental.

Para conseguir planejar e executar as atividades do dia, é preciso adotar algumas técnicas importantes como o check list e o follow-up. O checklist é uma lista de verificação e o follow-up é considerado como
- a) uma técnica de organização de reuniões e compromissos diários.
- b) um canal na intranet da empresa para solicitar documentos pendentes para solução.
- c) um formulário para padronizar assuntos e cobranças.
- d) o acompanhamento dos compromissos estabelecidos na agenda.
- e) um formato de controle de eventos de departamentos.
4

Q47038 • Secretariado • INSTITUTO PRÓ MUNICÍPIO • ISGH • Recepcionista
Sobre protocolo de correspondência, atividade inerente da recepção, identifique as ações que fazem parte desse processo. Assinale com (V) para verdadeiro e (F) para falso:

( ) Realizar a classificação;
( ) De acordo com a correspondência, encaminhar ao setor responsável;
( ) Abrir correspondência ostensiva para identificar o conteúdo;
( ) Separar correspondências particulares das oficiais;
( ) Conferir o conteúdo das correspondências particulares e oficiais;
( ) Receber e em seguida conferir a correspondências.

Ordem correta de cima para baixo é:
- a) V, V, V, F, F, V;
- b) F, V, F, V, F, V;
- c) F, V, F, F, F, V;
- d) V, V, V, V, F, V.
5

Q47042 • Secretariado • INSTITUTO PRÓ MUNICÍPIO • ISGH • Recepcionista
O(A) Recepcionista tem como função primordial o atendimento ao público, independentemente de serem eles visitantes ou clientes sendo através do atendimento telefônico ou pessoal. Mesmo diante de treinamentos e instruções, haverá momentos onde solicitações não poderão ser atendidas, como um visitante que na recepção demonstra sua insatisfação sobre o atendimento de outro setor.
Diante de situações dessa natureza, pode-se dizer que:
- a) O(A) Recepcionista tem a autonomia de intervir nos processos de outros setores para solicitar agilidade dos mesmos;
- b) O(A) Recepcionista deve ter como prioridade a satisfação do público sobre seu atendimento. Para isso, sempre que necessário, deve desconsiderar o regimento interno da empresa para atender as solicitações que foram realizadas;
- c) Tem como prioridade o atendimento ao público, mas o (a) Recepcionista não tem autonomia para intervir nos processos dos outros setores. Para amenizar, pode desculpar-se pela situação ocorrida;
- d) Deve informar ao visitante que o setor correto para realizar reclamação é a Ouvidoria.
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Q690197 • Secretariado • FUNDATEC • Prefeitura de Sapucaia do Sul RS • Secretário de Escola • 2019
Há trabalhos que são específicos da secretaria escolar e que devem ser observados, tais como, EXCETO:
- a) Abertura e encerramento do ano ou semestre eletivo.
- b) Administração do horário de trabalho dos professores e folha salarial.
- c) Levantamento de informação para o censo escolar.
- d) Expedição de registro de diplomas e certificados.
- e) Incineração de documentos escolares.
7

Q47031 • Secretariado • INSTITUTO PRÓ MUNICÍPIO • ISGH • Recepcionista
Por ser "a linha de frente" da empresa, o (a) Recepcionista deve estar atento (a) a detalhes no atendimento. Analise as afirmativas:

I. É correto manter a formalidade, por mais descontraído que o cliente ou visitante seja. Evitar a utilização de gírias. Utilizar tom de voz moderado. Nunca dizer “alô" quando atender ao telefone;
II. O atendimento deve ser realizado como um diálogo e não como um monólogo, saber ouvir é fundamental. Olhar diretamente para a pessoa que está atendendo, isso demonstra interesse no atendimento;
III. Expressões afetuosas como “querido" ou “querida" são permitidas. Para evitar que a dicção seja prejudicada, o (a) Recepcionista deve evitar o consumo de balas ou chicletes, por exemplo;
IV. Para facilitar o atendimento, é correto ter sempre por perto papel, lápis ou caneta para anotar recados. Em situações difíceis, como um cliente exaltado na recepção, deve-se sempre manter a postura e o equilíbrio.

Podemos dizer que:
- a) Apenas a afirmativa III está incorreta;
- b) As afirmativas I, II, III e IV estão corretas;
- c) Apenas a afirmativa II está incorreta;
- d) Apenas as afirmativas II e III estão incorretas.
8

Q47044 • Secretariado • INSTITUTO PRÓ MUNICÍPIO • ISGH • Recepcionista
Entre as atividades a serem executadas pelo(a) Recepcionista, identifique a opção incorreta:
- a) Processar correspondência recebida e encaminhar ao destinatário;
- b) Controlar entrada e saída dos visitantes;
- c) Manter-se atualizado (a) sobre a organização os departamentos;
- d) Realização de relatórios da movimentação financeira da empresa.
9

Q47025 • Secretariado • INSTITUTO PRÓ MUNICÍPIO • ISGH • Recepcionista
A comunicação não verbal se faz presente na rotina do atendimento ao público desenvolvendo-se através da linguagem corporal. Sobre as ações a serem realizadas na empresa, analise as afirmativas e em seguida indique a opção adequada:

I. Cruzar os braços durante um diálogo pode ser considerado como falta de receptividade. Ter sempre cuidado para não apontar o dedo para a pessoa que está sendo atendida, pois é considerado como falta de educação;
II. Sentar-se corretamente mantendo as costas eretas e os ombros levemente posicionados para trás. Pois boa postura transmite imagem positiva;
III. Procurar olhar nos olhos do outro é considerada demonstração de interesse no atendimento, pois permanecer com o olhar ao redor ou para baixo, pode ser interpretado como falta de interesse;
IV. Independente da gravidade do assunto que está sendo tratado, o sorriso deve estar sempre presente no atendimento além do uso de gírias, que não devem ser apenas de forma esporádica;
V. Coçar os olhos, passar a mão repetidas vezes no cabelo, gesticular em excesso são atitudes que devem ser evitadas

Qual das opções abaixo está correta?
- a) As afirmativas I, II, III e IV estão corretas e a afirmativa V está incorreta;
- b) As afirmativas I, II, III e V estão corretas e a afirmativa IV está incorreta;
- c) As afirmativas I, II e V estão corretas e as afirmativas III e IV estão incorretas;
- d) A afirmativa III está incorreta e as afirmativas I, II, IV e V estão corretas.
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Q47040 • Secretariado • INSTITUTO PRÓ MUNICÍPIO • ISGH • Recepcionista
O atendimento realizado na recepção tem papel fundamental na empresa por ser o contato inicial dos clientes e/ou visitantes. A realização de um atendimento eficaz e eficiente contribui para a produtividade e reflete na imagem da empresa. Entre os fatores está a linguagem a ser utilizada, seu uso correto é primordial para lidar com o público. Sobre a linguagem a ser empregada no atendimento, qual das opções está correta?
- a) Deve ser sempre a mesma utilizada, assim como o tom de voz;
- b) Não deve ser sempre a mesma utilizada, pois a adequação linguística apropria a língua às diferentes situações comunicacionais que podem ocorrer, facilitando ao ouvinte o entendimento da informação;
- c) Deve-se evitar o não uso de termos técnicos utilizados internamente, facilitando a interpretação das informações para o visitante ou cliente;
- d) Todas as alternativas anteriores estão incorretas.

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