O GED torna os documentos disponíveis para o usuário e permite a recuperação de documentos através de estruturas eletrônicas como discos magnéticos e ópticos

Em um sistema de GED, emprega-se a Tecnologia da Informação para capturar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais das informações

O propósito desse sistema é converter dados, habitualmente disponíveis em formatos digitais para formatos convencionais

Para a conversão dos documentos, são utilizados scanners especiais

Dentro da perspectiva da Arquivística, o GED desempenha o papel de gestor das rotinas, agilizando a localização, classificação e avaliação documental