Questões de Concursos Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo

Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.

Julgue os itens abaixo, relativos ao arquivamento de documentos e aos métodos utilizados em arquivos.

I O método de arquivamento variadex adota cores preestabelecidas como diferencial, o que facilita o arquivamento e a localização de documentos.

II O método de arquivamento rôneo é um dos métodos padronizados mais utilizados nos arquivos especializados.

III Segundo as regras de alfabetação, a titulação é um elemento a ser considerado ao se adotar o método de arquivamento alfabético.

IV Uma das vantagens apresentadas pelo método de arquivamento duplex é a possibilidade de criação de classes ilimitadas.

V O arquivamento de documentos constitui uma etapa posterior à classificação atribuída aos documentos.

A quantidade de itens certos é igual a

Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o indicativo "arquive-se", aposto pela autoridade competente.

Qual o método de arquivamento mais adequado para permitir a abertura de mais classes à medida que novas atividades forem surgindo?

Por meio do método Variadex, atribui-se um número ao documento, em ordem crescente, de acordo com a entrada deste no arquivo.

Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

Para a separação dos documentos, como os do MTE, daqueles acumulados por outros órgãos, é indicada a teoria das três idades documentais.

Um agente administrativo da Polícia Rodoviária Federal recebe a tarefa de organizar as pastas abaixo pelo método de arquivamento geográfico, que tem a cidade como referência:

1. Santos/São Paulo/Ricardo Rocha.
2. São Paulo / São Paulo / Carlos Santa Cruz.
3. Rondonópolis / Mato Grosso/Antônio Reis.
4. Cuiabá / Mato Grosso / Carla Rossi da Silva.
5. Goiânia/Goiás/José Gomes.
6. Goiânia/Goiás/Josué Gomes.

As pastas devem ser arquivadas na seguinte ordem:

No arquivamento por assunto, pode ser adotado o método alfabético ou o método numérico. O método alfabético deve ser aplicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada forem pequenos.

Com relação à classificação de documentos de arquivo, analise as assertivas a seguir:

I. O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser considerado é a procedência.

II. No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral para o particular.

III. O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.

IV. No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar, também, a data dos documentos.

Assinale a quantidade de itens corretos.

O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico.

Acerca da gestão de documentos correntes, assinale a opção correta com referência à atividade de arquivamento de documentos novos.

Um técnico de arquivos foi contratado para trabalhar em uma Instituição Privada. Ao chegar, observou que havia uma biblioteca voltada para aperfeiçoamento dos funcionários e, claro, um setor de arquivos referente à organização dos documentos. No que diz respeito aos arquivos, percebem-se algumas diferenças fundamentais que os distinguem das bibliotecas.

As principais diferenças são o modo pelo qual são

Assinale a alternativa que não representa sistema ou tipo de classificação utilizado em arquivos.

São rotinas correspondentes às operações de arquivamento, exceto a opção:

A divisão da documentação em classes, conforme os temas, caracteriza o método de arquivamento dígito-terminal.

O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos.

Considere as seguintes afirmações:

I. O arquivamento de documentos deve atender às necessidades e normas do Tribunal.

II. O Auxiliar Judiciário de Serviços Gerais deve criar uma sistemática pessoal de arquivamento de materiais e documentos.

III. Para trabalhar com arquivamento de papéis e documentos é necessário que o Auxiliar Judiciário de Serviços Gerais seja treinado.

Está correto o que se afirma APENAS em

Método numérico simples cronológico ou método dígitoterminal corresponde à atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, obedecendo-se à ordem de entrada ou registro, sem preocupação com a ordenação alfabética.

Um técnico administrativo de uma empresa pública inicia a organização de um arquivo de correspondentes estrangeiros, utilizando as regras de alfabetação nos seguintes nomes: 1 - Al Bem-Hur, 2 - Francisco de los Rios, 3 - Julia de Oviedo y Baños, 4 - Julio Muller, 5 - George Churchill. A organização deverá apresentar a seguinte seqüência: