Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Instruções: Para responder às questões de números 25 a 29, considere o enunciado abaixo, com o complemento que se pede em cada questão. O Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados, instituído por Ato da Mesa no 15, de 18 de maio de 1999, fixa as atribuições

do órgão central, como

Com relação às técnicas de arquivo e controle de documentação é correto:

A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.

Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente é o que chamamos de:

Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.

Deve-se registrar o perfil do usuário do arquivo.

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma organização pública ou privada e conservados para fins de consulta. Os documentos são classificados em arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente, segundo o estágio, a idade ou a fase de sua evolução. A esse respeito, julgue os itens a seguir.

Os documentos devem estar guardados e classificados de forma a se atender ao usuário conforme suas necessidades e à recuperação rápida das informações neles contidas. Assim, é na fase de planejamento da organização e da administração dos arquivos que deve ser definida a centralização ou a descentralização dos serviços de arquivo em todas as suas fases, conforme a conveniência.

NAS QUESTÕES NUMERADAS DE 11 A 20, ASSINALE A ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA.

No método numérico de arquivamento, o número é o elemento principal para a organização do arquivo. Por ser numérico, pertence ao sistema indireto de busca. De acordo com a afirmativa, para localizar a documentação através desse método, é necessário fazer primeiro, a consulta ao:

Encerrada a fase corrente alguns documentos são transferidos para depósitos onde são conservados por um período mais longo em função de razões legais ou administrativas. Esses depósitos são denominados arquivos:

Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.

Acerca da situação hipotética acima, julgue os itens que se seguem.

O controle do documento desde o nascimento ou recebimento pode evitar a situação descrita. Nesse sentido, o protocolo, atividade típica do arquivo intermediário, é um importante instrumento para o gerenciamento do registro e controle do trâmite documental.

Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.

Deve-se registrar a natureza do acervo identificado, se documentação técnica, de pessoal ou outra.

Sobre organização de arquivos, são feitas as seguintes afirmações:

I – Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade;

II – A preocupação com a segurança de arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente;

III – É muito desagradável ter de encontrar um documento no arquivo, com urgência, e não conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar precisão para quem o consulta. Assim, quem organiza um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa utilizá-lo, garantindo que os documentos sejam localizados com facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser simples, funcional e de fácil compreensão.

Quais afirmativas acima estão corretas?

Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:

COMUNICAÇÕES

              Correios

               Internet

                Rádio

Telex

MATERIAL

        Aquisição

        Baixa

ORÇAMENTO

            Despesa

            Receita

PESSOAL

        Admissão

        Dispensa

        Férias

        Gratificações

        Licenças

Trata-se do método

A gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos são deveres do poder público, como instrumento de apoio à administração e como elementos de prova e informação.

Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Considera-se gestão de documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

Assinale a opção que indica como os documentos públicos são identificados para fins de arquivo.

Helen Samuels afirma, em seu livro Varsity letters, que o arquivista precisa realizar pesquisas a fim de articular projetos coerentes. Tais pesquisas, em sua opinião, não se confundem com aquelas levadas a efeito pelo historiador, preocupado em responder a determinadas questões a partir da interpretação das fontes. A pesquisa arquivística tem por objeto precípuo