Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Quanto aos procedimentos a serem adotados para o planejamento, construção e adaptação de prédios de arquivo, julgue os próximos itens.

As salas destinadas à triagem e seleção de documentos devem ser instaladas próximas ao laboratório de restauração, objetivando o encaminhamento dos documentos para restauro.

Observe as afirmações abaixo sobre a organização de arquivos.

I - A primeira etapa para a organização de um arquivo é o levantamento dos documentos relacionados.

II - A formulação de um plano arquivístico é necessária apenas quando o arquivo é centralizado.

III - Para melhor recuperação dos dados, é imprescindível a utilização de um único método de arquivamento.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmação(ões):

Um arquivista de um consulado é convidado a falar sobre uma temática que envolve as questões relativas aos vários significados do denominado "Patrimônio Arquivístico Comum". É então questionado sobre a possibilidade da separação de várias unidades territoriais que constituem o patrimônio arquivístico comum. Em resposta, afirma que as unidades territoriais não podem ser divididas, sob pena do patrimônio perder a sua:

Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

Com o objetivo de racionalizar o espaço físico nos setores de trabalho, é aconselhável que, finalizado o trâmite, os documentos arquivísticos que devem ser preservados por um período de 2 anos ou mais sejam transferidos ao arquivo central.

O método de arquivamento que apresenta, como vantagens, maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e, como desvantagem, a duplicidade de pesquisa é o:

Os conceitos e os princípios arquivísticos, reconhecidos internacionalmente, vêm sendo formulados há mais de dois séculos. A história das idéias arquivísticas foi marcada pela busca de soluções dos problemas relativos à organização e descrição de documentos e pelo fato de refletir, em grande medida, a época e o lugar dos autores e os tipos de documentos trabalhados. Julgue os itens a seguir, referentes a conceitos e princípios arquivísticos.

A teoria das três idades define que os arquivos passam por três fases ou idades: corrente, intermediária e permanente. A fase ou idade intermediária é constituída de documentos originários de massas documentais, com uso pouco freqüente, que aguarda, em depósito de armazenamento temporário, sua eliminação.

A tabela de classificação de documentos do CONARQ apresenta para “Outros Assuntos Referentes a Pessoal” o código 029. O código 029.1 corresponde a “Horários de Expediente”, e o código 029.2 corresponde a “Missões Fora da Sede”.

Os dois instrumentos básicos utilizados no procedimento da eliminação de documentos chamam-se:

Acerca de arquivamento e de procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

A solicitação de empréstimo de documentos ao arquivo central poderá ser efetivada mediante a identificação do solicitante, do respectivo setor de trabalho e da data do empréstimo.

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

A organização de arquivos ocorre em várias fases. Na fase de planejamento, é feita a verificação das normas, dos regulamentos, das políticas e da estrutura organizacional da instituição.

A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.

Os métodos de classificação são divididos em funcional, organizacional e por assuntos.

De acordo com a teoria arquivística das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação deve efetivar-se na fase:

Considere o setor de protocolo que tem, entre suas atribuições, as rotinas de receber a correspondência, separando a oficial da particular, distribuindo a particular aos interessados, separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da sigilosa, abrir a correspondência ostensiva e encaminhar a sigilosa aos respectivos destinatários. Este setor é o de:

Um auxiliar administrativo recebeu a incumbência de organizar o arquivo com os dossiês dos funcionários da empresa em que trabalha.

Os dossiês estão numerados como descrito abaixo.

001.298 Pedrinho Abelha

033.298 Mariazinha Camacho

305.118 Joaninha Pereira

785.654 Joãozinho Cardoso

O assistente deve ordenar os dossiês pelo método dígito-terminal, obedecendo suas numerações.

Recentemente, foi noticiada a existência de problemas estruturais sérios na sede de um órgão público. A planta da estrutura do edifício não foi localizada pelo setor de engenharia e esse fato tem prejudicado a adoção de medidas para recuperação do prédio. Situações como essa são normais no cotidiano dos órgãos públicos brasileiros. A literatura arquivística e a legislação indicam a implantação do programa de gestão de documentos como parte da estratégia para solução desse tipo de problema. Acerca da gestão de documentos governamentais, julgue os itens seguintes.

Limitações de ordem legal e a escala e a complexidade dos governos nacionais são fatores que comprometem a adoção das funções de gestão de documentos pelas instituições arquivísticas.

        Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.

Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue os itens que se seguem.

Na situação descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, Antônio Almeida.