Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A avaliação em arquivos é uma metodologia que se caracteriza pela:

O levantamento da situação dos arquivos do conjunto de organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal é mais ou menos comum. Nos grandes manuais de arquivística de países europeus e da América do Norte, encontram-se referências às situações de seus acervos documentais. Esses levantamentos são conhecidos como diagnósticos. Acerca dos diagnósticos da situação arquivística, julgue os itens a seguir.

O diagnóstico, em uma visão minimalista, é o estudo de famílias de organizações similares na busca de problemas e de soluções paradigmáticas.

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemática de informações para servir de base para pesquisas futuras. Com relação a esse assunto, julgue os itens que se seguem.

Não é permitida a expedição de documentos confidenciais por meio postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermédio de agente público autorizado.

O arquivista é chamado a opinar acerca do estabelecimento de um novo esquema das várias áreas de depósito de um arquivo. Ele terá que indicar a disposição das várias estanterias e a nova distribuição de equipamentos. O arquivista, então, terá que estabelecer o plano de:

A situação arquivística brasileira tem melhorado significativamente nos últimos dez anos. As organizações públicas e privadas têm dado, cada vez mais, um tratamento técnico-científico aos seus arquivos. Mas é comum encontrar ainda arquivos organizados pelo ato de expedição e recebimento, por uma classificação aleatória e por espécies documentais; o excesso de formulários tratando dos mesmos assuntos; a não consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; eliminações sem critérios ou critérios equivocados; a digitalização de acervos que não foram tratados; a inexistência de preocupações básicas de preservação física dos documentos etc. Sabe-se que a gestão de documentos é um dos principais instrumentos para o tratamento dos arquivos. Julgue os itens subseqüentes, relativos à gestão de documentos.

A gestão de documentos impõe, pelas suas próprias características, a avaliação dos documentos na fase permanente.

Conforme Paes (2005), as etapas necessárias para organização de arquivos são, por ordem de ocorrência:

Considerando as atividades relacionadas à gestão documental e aos arquivos correntes, julgue os próximos itens.

Outro significado do termo classificação, muito utilizado na prática arquivística, diz respeito à atribuição de graus de sigilo a documentos e(ou) informações atividade que, no âmbito dos arquivos públicos, é regulamentada em legislação específica.

Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.

O diagnóstico deve indicar a existência de instrumentos de pesquisa.

Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

Os documentos que já não são de uso corrente nos órgãos produtores passam a ser pouco consultados; por motivos de interesse administrativo e vigência jurídica, devem ser encaminhados para o arquivo permanente, onde aguardarão o cumprimento dos prazos legais que antecedem sua eliminação. O arquivo permanente é centralizado, recebendo os documentos dos diversos setores produtores de documentos.

A gestão dos documentos públicos deve basear-se no conhecimento arquivístico e na legislação vigente no país. Com base na Resolução n.º 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), julgue os seguintes itens.

Os órgãos públicos que possuem arquivo central e arquivo intermediário deverão optar por um deles para o cumprimento da fase intermediária de seu acervo.

O Arquivo onde são preservados os documentos de menor freqüência de uso e que aguardam a destinação final recebe a denominação de

Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.

O arquivista responsável deve opinar na escolha de materiais e equipamentos a serem utilizados no programa.

        Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.

Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue os itens que se seguem.

No arquivo, primeiro virá Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Câmara, pois os artigos e preposições como o "de" e o "da" não são considerados no momento de classificar o artigo pelo método alfabético.

A centralização ou descentralização dos arquivos é uma decisão importante em todas as organizações. A principal desvantagem da centralização de arquivos é:

A situação arquivística brasileira tem melhorado significativamente nos últimos dez anos. As organizações públicas e privadas têm dado, cada vez mais, um tratamento técnico-científico aos seus arquivos. Mas é comum encontrar ainda arquivos organizados pelo ato de expedição e recebimento, por uma classificação aleatória e por espécies documentais; o excesso de formulários tratando dos mesmos assuntos; a não consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; eliminações sem critérios ou critérios equivocados; a digitalização de acervos que não foram tratados; a inexistência de preocupações básicas de preservação física dos documentos etc. Sabe-se que a gestão de documentos é um dos principais instrumentos para o tratamento dos arquivos. Julgue os itens subseqüentes, relativos à gestão de documentos.

Distribuição, classificação, recuperação, armazenamento, acondicionamento, transferência e recolhimento são atividades desenvolvidas em um programa de gestão de documentos.