Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.

Na primeira fase do programa, são contemplados os elementos referentes ao controle e à difusão de documentos de caráter normativo.

Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os documentos mais recentes, de cerca de 5 anos em diante, ainda não foram enviados para esses depósitos e, segundo informações dos servidores da instituição, estão distribuídos nas salas de trabalho.

Acerca da situação acima descrita, julgue os itens subseqüentes, supondo que um funcionário tenha de realizar um tratamento arquivístico no referido acervo.

Na etapa de identificação do acervo, podem ser realizados descartes de documentos.

Na metodologia da organização de arquivos, o símbolo apresentado na forma de números ou letras ou de maneira combinada, que é utilizado como elemento de identificação das unidades de arquivamento, para a localização de fundos e séries de documentos dentro do acervo, denomina-se:

O processo de avaliação visa a definir, dentro do ciclo de vida documental, quais os prazos em que os documentos deverão ser preservados, quando deverão ser eliminados ou destinados ao arquivo permanente. Em Arquivística, a função de "avaliação" está intimamente ligada à elaboração e utilização da tabela de:

As rotinas correspondentes à recepção, leitura e identificação do assunto principal de acordo com o seu conteúdo, origem e função, são rotinas correspondentes às operações de:

Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.

Utiliza-se o levantamento da produção documental para identificar acervos acumulados pelas organizações no decorrer do tempo.

Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.

No diagnóstico da documentação especial, devem ser obtidas informações acerca da reutilização do material.

Acerca dos procedimentos que devem ser adotados em relação ao acesso aos documentos de arquivo e à sua preservação, julgue os itens a seguir.

Para se garantir que os documentos não vão se perder e serão preservados, cada funcionário deve ter seu próprio arquivo.

Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a seguir.

Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade.

O método que surgiu da necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume de documentos, e cujo principal elemento de identificação é o número, denomina-se:

Diversas situações encontradas nas organizações exigem que o arquivista realize um diagnóstico prévio, capaz de subsidiar suas decisões. No que se refere a diagnósticos em unidades de arquivo de órgãos públicos, julgue os seguintes itens.

No levantamento da produção documental, os dados referentes à estrutura do órgão visitado serão registrados no relatório de avaliação.

Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento das informações públicas.

Na operação de movimentação, preparam-se os documentos para o devido encaminhamento aos respectivos destinatários e para expedição.

Devido aos aspectos das mudanças, além das constantes atualizações quanto a pessoal, informática e conhecimentos específicos, as organizações passaram a valorizar ainda mais seu acervo documental. Isso porque é nele que estão inseridos os mais diversos benefícios do conhecimento, bem como a informação propriamente dita. Segundo Cianconi (Informare, 1998), as organizações que não se preocupam em gerenciar seus registros ou assentamentos de informação, visando armazenamento, manutenção e recuperação, tendem a ser pouco competitivas, na medida em que o poder e a eficácia estão relacionados à memória organizacional.

Com referência ao tema do texto acima, julgue os itens que se seguem.

A informação como insumo básico das empresas está presente em todas as suas atividades, desde o conhecimento do mercado e a definição dos produtos até a produção destes, passando pelos sistemas de suprimentos e vendas. Não se trata apenas de ter o processamento de dados mediante o uso de computadores e sim de prover o conhecimento e as orientações necessários a cada posto de trabalho, a cada processo, a cada função da empresa, no momento certo e na precisão requerida.

Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os documentos mais recentes, de cerca de 5 anos em diante, ainda não foram enviados para esses depósitos e, segundo informações dos servidores da instituição, estão distribuídos nas salas de trabalho.

Acerca da situação acima descrita, julgue os itens subseqüentes, supondo que um funcionário tenha de realizar um tratamento arquivístico no referido acervo.

Concomitantemente à elaboração do plano de classificação, é indicada a elaboração de um inventário do acervo, a fim de instruir as pesquisas externas.

Pode-se afirmar que o protocolo é a principal porta de entrada e saída de documentos; isso o transforma em um setor/atividade importante do programa de gestão documental. Acerca do protocolo, julgue os itens que se seguem.

A distribuição, atividade típica do protocolo, é o curso do documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Quando a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos, estamos falando de

Acerca dos elementos constitutivos dos documentos arquivísticos, julgue os itens que se seguem.

A situação espacial e a temporal constituem elementos obrigatórios aos documentos.