Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que, além do responsável pelo arquivamento, outros servidores que necessitem consultá-lo o façam com facilidade e agilidade. Existem várias alternativas para a organização de arquivos, que podem ser utilizadas isoladamente ou combinadas. Essas alternativas não incluem a técnica de classificação

No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

A classificação de documentos deve ocorrer apenas após a descrição e a avaliação do documento de arquivo.

No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

Os documentos de arquivo em suporte papel não devem ser dobrados, para se evitar que eles fiquem quebradiços.

Acerca de arquivamento e de procedimentos relacionados a esse assunto, julgue os itens a seguir.

Os arquivos notariais devem ser incluídos na categoria de arquivos sociais.

A centralização ou descentralização dos arquivos é uma decisão importante em todas as organizações. A principal desvantagem da centralização de arquivos é:

Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.

Acerca da situação hipotética acima, julgue os itens que se seguem.

O levantamento dos dados quantitativos (mensuração) do acervo documental não é um procedimento relevante para a elaboração de um projeto de trabalho para organização e melhoria da situação descrita, pois não existem parâmetros quantitativos adequados para a sua realização.

A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.

Os esquemas de classificação devem ser periodicamente ajustados às necessidades correntes.

Julgue os itens seguintes, referentes à classificação de documentos.

O plano de classificação é o instrumento de controle do depósito de um arquivo, destinado a indicar a disposição física das estantes ou outros equipamentos de armazenamento usados, bem como de cada unidade de arquivamento, permitindo a rápida localização dessas unidades.

Acerca dos procedimentos que devem ser adotados em relação ao acesso aos documentos de arquivo e à sua preservação, julgue os itens a seguir.

São considerados arquivos correntes da instituição os documentos que têm pouca utilidade para a tomada de decisões.

A análise dos documentos deve considerar, para efeitos de avaliação, que

Considerando as várias tarefas envolvidas no processo de avaliação de documentos, julgue os itens que se seguem.

Os vínculos da documentação com o seu organismo produtor são evidenciados por meio do plano de destinação.

Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os documentos mais recentes, de cerca de 5 anos em diante, ainda não foram enviados para esses depósitos e, segundo informações dos servidores da instituição, estão distribuídos nas salas de trabalho.

Acerca da situação acima descrita, julgue os itens subseqüentes, supondo que um funcionário tenha de realizar um tratamento arquivístico no referido acervo.

O diagnóstico a ser elaborado deverá contemplar a mensuração de todo o acervo, inclusive dos documentos sem invólucro.

Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os documentos mais recentes, de cerca de 5 anos em diante, ainda não foram enviados para esses depósitos e, segundo informações dos servidores da instituição, estão distribuídos nas salas de trabalho.

Acerca da situação acima descrita, julgue os itens subseqüentes, supondo que um funcionário tenha de realizar um tratamento arquivístico no referido acervo.

Como medida preventiva é indicada a produção do negativo de 2.ª geração para todas as fotografias existentes.

A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.

a definição de um esquema de classificação para documentos de um órgão, as classes principais são criadas tomando-se por base as atividades por ele desenvolvidas.

Quanto aos procedimentos a serem adotados para o planejamento, construção e adaptação de prédios de arquivo, julgue os próximos itens.

Na montagem das estantes nos depósitos, deve-se prever um espaço mínimo de 0,70 m para a largura dos corredores.