Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A situação arquivística brasileira tem melhorado significativamente nos últimos dez anos. As organizações públicas e privadas têm dado, cada vez mais, um tratamento técnico-científico aos seus arquivos. Mas é comum encontrar ainda arquivos organizados pelo ato de expedição e recebimento, por uma classificação aleatória e por espécies documentais; o excesso de formulários tratando dos mesmos assuntos; a não consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; eliminações sem critérios ou critérios equivocados; a digitalização de acervos que não foram tratados; a inexistência de preocupações básicas de preservação física dos documentos etc. Sabe-se que a gestão de documentos é um dos principais instrumentos para o tratamento dos arquivos. Julgue os itens subseqüentes, relativos à gestão de documentos.

A gestão de documentos é ignorada pela legislação arquivística brasileira.

No que se refere à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

Os documentos de arquivo em suporte papel não devem ser dobrados, para se evitar que eles fiquem quebradiços.

Acerca de arquivamento e de procedimentos relacionados a esse assunto, julgue os itens a seguir.

Os arquivos notariais devem ser incluídos na categoria de arquivos sociais.

Julgue os itens seguintes, referentes à classificação de documentos.

O plano de classificação é o instrumento de controle do depósito de um arquivo, destinado a indicar a disposição física das estantes ou outros equipamentos de armazenamento usados, bem como de cada unidade de arquivamento, permitindo a rápida localização dessas unidades.

Acerca dos usuários dos arquivos, julgue os itens que se seguem.

Pesquisas revelam que um dos entraves para o usuário é o horário de funcionamento dos arquivos nas instituições.

A organização dos arquivos correntes propicia uma série de benefícios para as instituições. Tais benefícios incluem o(a)

redução do quantitativo de documentos devido aos descartes efetuados nessa fase.

Em uma determinada instituição, foram identificadas duas salas utilizadas como depósito de documentos. Nas estantes e arquivos de aço, os documentos estavam acondicionados em caixas-arquivo, pastas suspensas e uma parte deles era de documentos sem invólucro. Os pacotes amarrados possuíam a identificação de que os documentos eram sigilosos. Os documentos mais antigos apresentavam danos, impedindo, em alguns deles, uma identificação prévia acerca de seus conteúdos. Parte dos documentos estava empilhada no chão, sendo que as plantas e os cartazes estavam dobrados e as fotografias estavam agrupadas formando pacotes, inexistindo os negativos. A documentação textual, sobretudo os processos, os projetos e os relatórios estavam distribuídos nas unidades de acondicionamento. Os documentos mais recentes, de cerca de 5 anos em diante, ainda não foram enviados para esses depósitos e, segundo informações dos servidores da instituição, estão distribuídos nas salas de trabalho.

Acerca da situação acima descrita, julgue os itens subseqüentes, supondo que um funcionário tenha de realizar um tratamento arquivístico no referido acervo.

O diagnóstico a ser elaborado deverá contemplar a mensuração de todo o acervo, inclusive dos documentos sem invólucro.

A análise dos documentos deve considerar, para efeitos de avaliação, que

A organização do trabalho de um funcionário reflete, além da sua imagem, a da Instituição da qual faz parte, portanto, é correto afirmar que:

Acerca da teoria das três idades, julgue os itens subseqüentes.

O arquivo corrente deve ficar próximo aos usuários diretos.

A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.

a definição de um esquema de classificação para documentos de um órgão, as classes principais são criadas tomando-se por base as atividades por ele desenvolvidas.

Acerca dos procedimentos que devem ser adotados em relação ao acesso aos documentos de arquivo e à sua preservação, julgue os itens a seguir.

São considerados arquivos correntes da instituição os documentos que têm pouca utilidade para a tomada de decisões.

Considerando as várias tarefas envolvidas no processo de avaliação de documentos, julgue os itens que se seguem.

Os vínculos da documentação com o seu organismo produtor são evidenciados por meio do plano de destinação.

A respeito do estudo acerca da classificação de documentos públicos realizado por Schellenberg, julgue os itens seguintes.

Os esquemas de classificação devem ser periodicamente ajustados às necessidades correntes.