Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

A recuperação de informações através de arquivos é fundamental para uma boa administração, independen- temente do tipo de organização a que esse arquivo pertença. Assim, é imprescindível contar com um arquivo organizado de acordo com as regras de arquivística. Isto posto, assinale abaixo a alternativa correta:

A situação arquivística brasileira tem melhorado significativamente nos últimos dez anos. As organizações públicas e privadas têm dado, cada vez mais, um tratamento técnico-científico aos seus arquivos. Mas é comum encontrar ainda arquivos organizados pelo ato de expedição e recebimento, por uma classificação aleatória e por espécies documentais; o excesso de formulários tratando dos mesmos assuntos; a não consideração de documentos técnicos e científicos como de arquivo; eliminações sem critérios ou critérios equivocados; a digitalização de acervos que não foram tratados; a inexistência de preocupações básicas de preservação física dos documentos etc. Sabe-se que a gestão de documentos é um dos principais instrumentos para o tratamento dos arquivos. Julgue os itens subseqüentes, relativos à gestão de documentos.

As instituições arquivísticas públicas estaduais e municipais têm desenvolvido programas de gestão de documentos nas suas respectivas áreas de atuação.

Acerca da teoria das três idades, julgue os itens subseqüentes.

O arquivo corrente deve ficar próximo aos usuários diretos.

Considerando o trabalho de um assistente administrativo em um setor responsável por funções de arquivo corrente e com base nas regras e na legislação relativas a esse tipo de arquivo, julgue os seguintes itens.

O plano de classificação usado pelo assistente administrativo deve ser elaborado por ele mesmo. Trata-se de um esquema de agrupamento de documentos em classes determinadas pela destinação, pelos suportes e pelos gêneros documentais. O código de classificação é composto pelo conjunto das identificações de cada classe.

Pode-se afirmar que o protocolo é a principal porta de entrada e saída de documentos; isso o transforma em um setor/atividade importante do programa de gestão documental. Acerca do protocolo, julgue os itens que se seguem.

O protocolo é uma das atividades do arquivo corrente.

Um documento retirado temporariamente de uma pasta ou caixa deve ter assinalada a retirada mediante sua substituição pelo instrumento denominado:

Acerca da teoria das três idades, julgue os itens subseqüentes.

A grande freqüência e possibilidade de uso do documento é característica da fase intermediária.

Quanto aos arquivamento de documentos, julgue os itens abaixo.

A ordenação cronológica não faz parte dos métodos numéricos de arquivamento.

Acerca dos usuários dos arquivos, julgue os itens que se seguem.

Pesquisas revelam que um dos entraves para o usuário é o horário de funcionamento dos arquivos nas instituições.

Acerca da teoria das três idades, julgue os itens subseqüentes.

Encerrada a fase intermediária, o universo de documentos dessa fase deve ser microfilmado antes de ser eliminado.

A efetivação de uma política de gestão documental é uma das formas mais racionais para possibilitar a multiplicidade de usos dos documentos em seus diferentes estágios, uma vez que dela depende a manutenção das principais propriedades dos documentos arquivísticos. Analise as propriedades a seguir:

I- imparcialidade e autenticidade;

II- regularidade e naturalidade;

III- intencionalidade e individualidade;

IV- naturalidade e unicidade;

V- interelacionamento.

As principais propriedades dos documentos arquivísticos são somente:

Considerando os procedimentos a serem adotados na implantação de um programa de gestão de documentos em um órgão público, julgue os itens a seguir.

A primeira fase do programa é a fase de produção de documentos.

A prática administrativa envolve um conjunto de ações interdependentes e que, se bem geridas, favorecerão o alcance da eficiência e da eficácia do trabalho. Nesse contexto, julgue os itens seguintes, relativos ao arquivamento e outros procedimentos administrativos.

Para realizar o controle do arquivo com eficiência e eficácia o agente administrativo precisará, necessariamente, conhecer a natureza do arquivo de que lhe for dado o controle.

No Reino Unido alguns títulos de nobreza incluem o lugar, que podem ou não fazer parte do título, assim podemos dizer que uma entrada nestes casos será feita sempre da seguinte forma: