Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Uma das etapas pertinentes ao tratamento técnico dos acervos arquivísticos refere-se à quantificação dos documentos. Acerca dessa etapa, julgue os itens seguintes.

Para documentação amontoada, obtém-se a metragem cúbica aproximada, multiplicando-se o comprimento do espaço tomado pelos documentos pela sua altura e pela largura.

De acordo com as regras de alfabetação, utilizadas em índices onomásticos,

Julgue os itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluídas na elaboração do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.

Por tratar-se de uma instituição vinculada ao Ministério da Saúde, a tabela de temporalidade deve ser inserida no manual, com o respaldo desse ministério.

Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elaboração do diagnóstico do acervo arquivístico acumulado pela ANVISA e de sua aplicabilidade.

O diagnóstico deve identificar o estado de conservação das unidades de armazenamento existentes nos setores de trabalho.

Quanto às rotinas de trabalho inerentes à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

Na etapa de codificação, o arquivista apõe nos documentos os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.

Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

O arquivo corrente é composto pelos documentos em tramitação ou que, mesmo sem movimentação, continuam estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e, por isso, são objeto de consultas freqüentes pela entidade que os produziu ou acumulou.

NAS QUESTÕES NUMERADAS DE 11 A 20, ASSINALE A ÚNICA ALTERNATIVA CORRETA.

O arquivamento é uma atividade importante relacionada à prática arquivística, uma vez que no arquivo encontra-se toda a documentação necessária para a comprovação de direitos nas organizações. Dessa maneira, é correto afirmar que o arquivo só cumprirá sua função probatória (prova) se a documentação estiver:

Avalie as afirmativas a seguir, sobre documentos de arquivo:

I. são produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada.

II. constituem elementos de prova ou de informação.

III. formam um conjunto sem organicidade.

IV. não refletem as atividades a que se vinculam.

V. expressam os atos de seus produtores no exercício de suas funções.

Estão corretas apenas as afirmativas:

Sobre a avaliação de documentos é CORRETO afirmar que:

I- Avaliar significa atribuir valores e definir prazos de guarda para os documentos, independente de seu suporte material, contribuindo para a racionalização dos arquivos.

II- O único objetivo da avaliação é reduzir a massa documental acumulada nos arquivos.

III- Para avaliar um conjunto de documentos é necessário instituir uma comissão, integrada unicamente por um arquivista, uma autoridade administrativa de nível superior e um profissional da área jurídica.

 IV- A avaliação é um processo que incide sobre séries documentais e nunca sobre documentos isolados.

A classificação é uma operação técnica destinada a organizar a documentação em classes genéricas, representando hierarquias que estão relacionadas com:

Existem vários métodos que utilizam números e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o numérico simples, o numérico-cronológico, o variadex, o ideográfico, o decimal e o dígito-terminal.

Ciclo vital dos documentos é o nome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e(ou) recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fases sucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou permanentes de acordo com a freqüência de uso, a proveniência e o grau de sigilo dos documentos.

Acerca da gestão de documentos, julgue os itens a seguir.

Classificar um documento é estabelecer uma classe com documentos de características semelhantes, identificadas por um título.

        Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue.

Observando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, julgue os itens que se seguem.

No que concerne à classificação dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue.

Acerca de arquivo, julgue os seguintes itens.

As correspondências particulares recebidas por um órgão público devem ser registradas no protocolo e enviadas aos seus destinatários.

A função social do arquivista é tornar os documentos de arquivo acessíveis aos usuários, o que faz da organização dos fundos uma das principais tarefas. Acerca do arranjo em arquivos permanentes, julgue os seguintes itens.

As atividades preliminares para o processamento técnico dos documentos de um fundo de arquivo podem prescindir do levantamento da evolução institucional da entidade produtora dos documentos.

A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.

O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.

Para os diagnósticos dos acervos arquivísticos, são elaborados questionários a fim de se verificar a real situação dos documentos. Tomando como base essa etapa do tratamento técnico dos acervos, julgue os itens a seguir, acerca dos pontos a serem abordados na elaboração do questionário.

O questionário deve apresentar campos para registro das condições apresentadas pelas unidades de acondicionamento e depósitos de armazenamento.