Questões de Concursos Gestão de documentos

Dadas as inferências seguintes sobre gestão de documentos e organização de arquivos,

I. A Lei nº 8.159/1991, conhecida como Lei dos Arquivos, e o decreto de criação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) são marcos jurídicos da implantação da gestão de documentos na administração pública federal.

II. Os instrumentos de gestão arquivística, como, por exemplo, o plano de classificação e a tabela de temporalidade são as bases técnicas do programa de gestão de documentos.

III. A primeira fase da gestão de documentos, denominada criação de documentos, compreende o controle, a utilização e o armazenamento dos documentos necessários para a realização ou facilitação das atividades de uma organização.

IV. A noção de pré-arquivo está superada, sob o ponto de vista terminológico, no âmbito da comunidade arquivística brasileira, que passou a utilizar o conceito de arquivo corrente.

verifica-se que

A preservação da memória institucional e o apoio à administração são os dois objetivos principais da gestão de documentos.

A fase básica da gestão de documentos em que é possível contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição, tendo em vista evitar a duplicação e emissão de vias desnecessárias, além de opinar sobre escolhas de materiais e equipamentos e apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informativos, denomina-se:

Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.

Baseando-se em Schellenberg, o programa deverá estabelecer procedimentos e rotinas para os documentos de arquivo nas três fases do ciclo de vida documental.

A gestão de documentos refere-se a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final de documentos.

Antes de implantar arquivos ou sistemas de arquivos, estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação, entre outros, é necessária a elaboração do inventário topográfico, instrumento que permite a análise de informações relativas a quantidade, espécies, gêneros, condições de armazenamento e conservação, taxa de acumulação e frequência de utilização dos documentos.

Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue os itens a seguir.

Na organização dos documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a organização deverá ser realizada do particular para o geral.

Uma determinada instituição pública acumulou, ao longo dos anos, um acervo arquivístico considerável que ocasionou o esgotamento de sua capacidade de armazenamento. Coube ao diretor da instituição constituir uma equipe de profissionais para proceder à implantação de um programa de gestão de documentos. No depósito, a equipe observou que os documentos ocupavam um volume medindo 4 m de comprimento, 1,80 m de altura e 6 m de largura, sendo que os documentos das atividades-meio estavam misturados aos das atividades-fim. Documentos textuais, projetos, processos, correspondência e balancetes estavam reunidos com livros, mapas, periódicos, Diário Oficial da União e outros. Parte dos documentos estava em caixas de madeira, outros constituíam pacotes amarrados e uma grande parte estava sem invólucro. As caixas contendo os assentamentos individuais dos funcionários inativos estavam amarradas.

Considerando a situação hipotética apresentada, julgue os itens a seguir.

Aplicando-se os prazos previstos na tabela de temporalidade do CONARQ, Resolução n.º 14, com as devidas adaptações, é aconselhável que os assentamentos individuais dos funcionários sejam recolhidos ao arquivo permanente, em função do prazo total de guarda atribuído a essa série documental.

Constam no acervo de caráter permanente de uma instituição documentos textuais, iconográficos e micrográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, julgue os itens a seguir.

Documentos com valor de guarda intermediária não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser preservados pelo próprio órgão detentor.

Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens a seguir.

As exposições e as visitas guiadas constituem atividades dos programas de difusão dos acervos arquivísticos.

A existência do arquivo intermediário é justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.

Se os arquivos correntes do TCDF e o arquivo intermediário seguirem as mesmas orientações técnicas e administrativas, emanadas por uma unidade político-administrativa desse órgão, estará configurada uma rede de arquivos do TCDF.

Conforme estabelece a Resolução n. 20 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos, assinale o item correto.

A criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, análise de sistemas, produção e a manutenção de programas de documentos vitais fazem parte de um programa de gestão de documentos da fase de

Para evitar a criação e o aumento do volume de novos documentos em um órgão ou empresa, o arquivista deve desenvolver a fase de utilização e manutenção de documentos, do programa de gestão de documentos.

A Gestão de Documentos Arquivísticos, entendida enquanto instrumento de racionalidade administrativa dos documentos produzidos e acumulados pelos estados modernos, tem em sua estrutura de fundamentação, o(a)

A avaliação de documentos, apesar de sua importância em todo o ciclo de processamento do documento arquivístico, não é objeto da gestão de documentos.

Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.

Um dos objetivos da gestão é assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.