Questões de Concursos Analista Ministerial Documentação

O tipo documental consiste na associação entre a espécie documental e a função que o documento representa. São exemplos de tipos documentais: o memorando, o ofício, o relatório, a carta e a fotografia.

A produção de documentos é uma das funções arquivísticas propostas por estudiosos canadenses, assim como a classificação, a avaliação, a descrição, a aquisição, a conservação ou preservação, e a difusão.

A Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (ISDIAH) contempla a descrição de instituições arquivísticas, podendo ser aplicada a todas as entidades que deem acesso aos documentos sob sua custódia, como bibliotecas e museus.

O registro de documentos, que consiste na distribuição do documento para o primeiro ponto de tramitação, deve ser feito no protocolo.

A organicidade dos arquivos está vinculada à autenticidade dos documentos.

O modelo norte-americano de gestão de documentos, que começou a ser formulado na década de 40 do século passado, influenciou a elaboração dos principais programas de gestão de documentos adotados, hoje, no mundo.

As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários.

Alguns autores recomendam o estabelecimento de um prazo precaucional de retenção dos documentos antes de sua destinação final, aplicável aos arquivos permanentes.

Um dos instrumentos da avaliação, processo de análise de documentos arquivísticos, é a tabela de temporalidade, por meio da qual se estabelecem os prazos de guarda e a destinação dos documentos bem como orientações acerca da migração de suportes.

A classificação, como representação do processo intelectual da construção de classes, deve considerar a missão da instituição e sua estrutura orgânica, e as atividades geradoras dos documentos.

O fundo de arquivo do Ministério Público do Estado do Piauí origina-se da aplicação do princípio da proveniência.

A descrição arquivística é uma das atividades de representação das informações contidas nos documentos; mediante a descrição da gênese e acumulação dos documentos, restabelece-se a organicidade das informações neles contidas.

A difusão arquivística é compreendida como um conjunto de atividades que visam à divulgação dos valores primários que conformam os acervos.

Em um programa de gestão de documentos, não se realizam duas funções arquivísticas: a classificação e a preservação.

Os arquivos considerados de guarda permanente acumulados pelo Ministério Público do Estado do Piauí devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.

O diagnóstico da situação arquivística propicia não só o conhecimento do acervo documental, mas também o do sujeito acumulador de arquivos — a organização.

A produção de documentos relaciona-se à identificação das formas mais eficazes de traduzir o sentido da informação orgânica, ou seja, de estruturá-la significativamente em um contexto funcional, sem considerar a relação entre os diferentes tipos de informação produzidos pela organização.

Os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais assim como a gestão desses arquivos e o acesso aos documentos neles mantidos devem ser estabelecidos por legislação federal.

A ISDF, que orienta a descrição das funções institucionais, compreende como função somente o objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política ou mandato.

Tramitação é a passagem de documentos para o arquivo intermediário, o responsável por distribuí-los entre os setores de trabalho.