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Os dez mandamentos do e-mail

    A escrita não produz o mesmo efeito da fala. A afirmação, óbvia, parece ignorada por pessoas cada vez mais conectadas o tempo todo por tablets, smartphones ou computadores. A comunicação escrita parece ter tomado a dianteira em várias frentes antes dominadas pela fala. Essa prevalência fica clara na preferência crescente por e-mails, torpedos, chats, tuiters, comentários e posts como forma de expressão e comunicação.
    Pesquisa da Pew Global, de 2011, mostra que 92% dos internautas usam o e-mail como principal ferramenta de comunicação, mais que smartphones e redes sociais. Mas, na era da web 2.0, da conexão móvel, constante e com alta interatividade, avança também o outro extremo, de internautas que capengam ao escrever um e-mail eficiente. Começando por aqueles na dianteira da web 2.0.
    O uso indevido de abreviações, formalidades ora excessivas ora inexistentes, o equívoco de linguagem e tratamento, a falta de objetividade e assertividade são ruídos corriqueiros na comunicação eletrônica.
    Segundo Ruy Leal, superintendente do Instituto Via de Acesso, que prepara e insere jovens no mercado de trabalho, 90% da comunicação feita e recebida pelas entidades privadas hoje é via e-mail.
    Isso é uma arma que o colaborador tem na mão. Se não estiver muito bem orientado e preparado, pode escrever absurdos em seus e-mails-alerta.
    Munido de um e-mail corporativo, qualquer um pode falar em nome da organização. Leal sabe que rispidez, ironias e brincadeiras mal interpretadas geram desentendimentos por conta da linguagem que se pretende distante e próxima ao mesmo tempo. Por isso, os especialistas e as empresas tentam sistematizar as regras que regem a comunicação por e-mail.
    A apreensão tem levado empresas a consultores que capacitem funcionários a redigir emails não só sem deslizes na língua portuguesa, mas eficientes e adequados à comunicação profissional. Coach executiva e educadora corporativa da Atingir Coaching e Treinamento, Regina Gianetti Dias Pereira se especializou em oferecer cursos de comunicação empresarial, e diz que treinamentos para mensagens eletrônicas são cada vez mais pedidos.
    E-mails mal escritos, confusos, pouco claros, feitos sem consistência, geram mal-entendidos, perdas de negócios, tempo e, especialmente, produtividade-observa.
    A primeira lição é que dominar a tecnologia não significa domínio do uso da linguagem. Daí a falsa impressão de que pessoas conectadas e integradas tecnologicamente se comunicam via internet com mais propriedade, quando na verdade uma habilidade independe da outra. O que faz diferença são alguns cuidados de adequação da linguagem para o contexto da comunicação.
    Regina conta o caso de uma instituição que gerencia pensões e aposentadorias e que possui cadastrados milhares de pensionistas. Segundo ela, a administração enviou um e-mail sobre uma mudança que seria feita nos pagamentos.
    Era para ser algo simples, mas foi escrito de uma maneira tão confusa que ocorreu um colapso na central de atendimento da empresa, porque ninguém entendeu a mensagem, terminou se assustando e teve de ligar-relata. [...]

Disponível em: http://www.revistamelhor.com.br/os-dezmandamentos-do-e-mail/. Fragmento. Acesso em 14 de setembro de 2016.