Questões de Concursos Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Um arquivo apresenta o esquema principal a seguir.

Pessoal: Admissão - Demissão - Folha de Pagamento - Promoção - Recrutamento - Seleção.

Esse esquema denota uma classificação por:

O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor

Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de seus servidores:

1) 001.299 - Hilary Jenkinson

2) 032.699 - Eugenio Casanova

3) 129.129 - T.R. Schellenberg

4) 159.544 - Luciana Duranti

5) 305.218 - Angelika Menne-Haritz

6) 306.818 - Bruno Delmas

7) 588.029 - Paola Carucci

8) 246.344 - Michel Duchein

A adequada ordenação de tais prontuários é:

Em relação aos arquivos intermediários, assinale a opção incorreta.

As atividades típicas do protocolo não incluem o(a)

Julgue os itens abaixo, relativos aos arquivos no âmbito da gestão da informação.

I Os arquivos não podem, por suas características específicas, ser tratados como recurso informacional primário da organização.

II O acesso rápido e eficiente é incompatível com a manutenção da qualidade da informação.

III O arquivo é uma fonte privilegiada, pois registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela organização.

IV O arquivo é um recurso estratégico, pois é uma fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações.

Estão certos apenas os itens

No âmbito do gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos arquivos intermediários incluem o(a)

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

I – Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada;

II – Ordenação: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente;

III – Arquivamento: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.

Quais afirmativas acima estão corretas?

Entende-se por notação

O envio dos documentos remanescentes da aplicação dos prazos ditados pela tabela de temporalidade para a custódia definitiva nos arquivos finais é conhecido como

O método ideográfico é aquele que permite a recuperação da informação de acordo com:

Tendo em vista o planejamento e a implantação de um programa de gestão de documentos em uma instituição, julgue os seguintes itens.

Antes de instituir o programa, o arquivista deverá realizar a identificação do acervo documental acumulado na unidade central e nas unidades regionais da instituição.

Acerca dos elementos a serem observados na escolha do método de codificação de um instrumento de classificação, assinale a opção incorreta.

Em determinado órgão público, os documentos são acumulados nos escritórios e permanecem ali enquanto há espaço e mobiliário para armazená-los. Em seguida, eles são transferidos, sem nenhuma sistemática, para um depósito existente no subsolo do edifício-sede do órgão. Lá, o acondicionamento e o armazenamento não são adequados e a organização dada aos documentos nos escritórios é perdida por causa dessas condições. Cada setor tem autonomia para organizar os seus documentos, ou seja, não há padrão. A eliminação é feita, mesmo que não admitida, sem nenhum critério técnico-científico. Os documentos considerados sem utilidade são descartados. Percebe-se, também, uma quantidade muito grande de cópias de documentos arquivadas, em alguns casos, com os próprios originais.

Acerca da situação hipotética acima, julgue os itens que se seguem.

A realização de um minucioso diagnóstico da situação arquivística permitirá dimensionar os problemas existentes, indicando os documentos a serem transferidos ao arquivo intermediário e recolhidos ao arquivo permanente, além dos que devem ser eliminados.

Em relação aos arquivos correntes, é correto afirmar que

A avaliação é um processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Assinale a opção correta em relação à avaliação de documentos.

A UNESCO, por meio do Ramp/PGI, abordou o importante tema da gestão de documentos, a partir de um trabalho de James Rhoads, intitulado "A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação". Segundo esse autor, um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, deveria envolver as seguintes fases: produção; utilização e conservação; destinação. A fase de produção é formada pelos seguintes elementos:

A organização dos arquivos intermediários consiste no estabelecimento de normas precisas que regem a transferência, do setor de trabalho para os locais previstos para esse fim, a organização, a recuperação e a conservação dos documentos intermediários que os compõem. Para tal, o arquivista deve respeitar certo número de elementos de base. Acerca desse assunto, assinale a opção incorreta.

O gerente do departamento de contabilidade de um órgão público criou uma equipe de seis funcionários com a incumbência de descobrir formas de reduzir o tempo necessário para a realização de alguns processos do departamento. A equipe irá se reunir durante algumas horas por semana, por três meses, para avaliar a situação e apresentar propostas para redução dos prazos dos processos.

Esse tipo de equipe é conhecida como: