No serviço de protocolo e arquivo, a correta aplicação das
técnicas de arquivamento é fundamental para garantir a
organização, a conservação e a rápida recuperação dos
documentos.
A respeito dos tipos de arquivo, acessórios, fases do
arquivamento, técnicas, sistemas e métodos de
arquivamento, analise as afirmativas:
I. Quanto à frequência de uso e à fase de tramitação, o
arquivo corrente reúne documentos frequentemente
consultados e necessários às atividades
administrativas, enquanto o arquivo intermediário
concentra documentos que, embora menos utilizados,
ainda aguardam destinação final.
II. O arquivo permanente é constituído por documentos
que perderam qualquer valor administrativo, fiscal ou
jurídico, devendo ser eliminados imediatamente para
evitar acúmulo desnecessário.
III. Entre os acessórios utilizados na organização de
arquivos podem ser encontrados pastas, fichários,
caixas-arquivo, etiquetas, guias e outros elementos
destinados a facilitar a guarda, identificação e
localização dos documentos.
IV. No arquivamento, a classificação e a ordenação
constituem procedimentos relevantes para a
organização documental, sendo a classificação
relacionada à definição das categorias ou assuntos e a
ordenação à disposição dos documentos segundo
determinado critério.
V. O método alfabético utiliza letras ou nomes como
elemento principal de ordenação; já o método
numérico utiliza números como elemento de
referência, podendo exigir instrumentos auxiliares,
como índices, para facilitar a localização dos
documentos.
VI. No sistema direto de arquivamento, a localização do
documento depende necessariamente da consulta
prévia a um índice ou instrumento auxiliar que
indique o código correspondente à sua localização
física.
Estão CORRETAS:
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