Questões Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

A implementação de um programa de gestão de documentos arquivísticos, segundo o Conselh...

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Q891377 | Arquivologia, Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário, Escrivão de Polícia, PCPE, CESPE CEBRASPE, 2024

A implementação de um programa de gestão de documentos arquivísticos, segundo o Conselho Nacional de Arquivos, deve garantir a manutenção das características do documento arquivístico por meio da adoção de um conjunto exigências. Nesse sentido, para garantir a

a) relação orgânica, deve-se assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ação ou imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas na condução das atividades e devidamente autorizadas.
b) autenticidade, deve-se prever a identificação de cada documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relações que o envolve.
c) confiabilidade, deve-se registrar e manter as relações entre os documentos e a sequência das atividades realizadas, por meio da aplicação de um plano de classificação.
d) acessibilidade, deve-se garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade.
e) unicidade, deve-se garantir a identidade e integridade dos documentos arquivísticos.

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1 Q865027 | Arquivologia, Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário, Auxiliar Legislativo, Câmara de Petrolina de Goiás GO, GANZAROLI, 2024

Considerando as atividades de cada etapa de controle realizadas pelo protocolo, associe as colunas abaixo e assinale a alternativa com a sequência correta.

1. recebimento

2. registro

3. autuação

4. classificação

5. expedição/distribuição

6. controle/movimentação

( ) consiste basicamente em receber toda documentação que irá circular no órgão.

( ) o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo.

( ) ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.

( ) separar os documentos de acordo com o destinatário.

( ) uma vez entregues nos setores destinatários, os documentos terão sua tramitação até serem resolvidos.

( ) entrega aos destinatários externos/internos à instituição.

a) 1, 2, 3, 5, 6, 4
b) 1, 3, 2, 4, 6, 5
c) 2, 3, 5, 6, 1, 4
d) 2, 3, 4, 6, 5, 1

2 Q888582 | Arquivologia, Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário, Auxiliar Administrativo, Câmara de Cocal do Sul SC, Unesc, 2024

Imagine que uma empresa de contabilidade, após anos de trabalho com arquivamento físico de documentos, decidiu migrar para um sistema digital para melhorar a eficiência e segurança do processo. Para isso, eles estão realizando um projeto piloto de implementação de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos. Considerando a situação descrita sobre a implementação de um sistema digital de gerenciamento de documentos eletrônicos em uma empresa de contabilidade, assinale a alternativa que indica, corretamente, as ações recomendadas para garantir a eficiência e segurança do processo:

a) Não definir políticas claras de acesso aos documentos digitais.
b) Ignorar a triagem de documentos para agilizar o processo.
c) Armazenar os documentos físicos em pastas tradicionais.
d) Permitir acesso ilimitado aos documentos para facilitar a colaboração.
e) Utilizar um sistema de indexação automática e pesquisa por palavras-chave.

3 Q889187 | Arquivologia, Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário, SEMAS, Prefeitura de Nova Iguaçu RJ, Instituto Consulplan, 2024

O interesse do auxiliar administrativo quanto à maneira pela qual os documentos são mantidos para uso corrente o envolve em interrelacionamento com os funcionários públicos e especialmente com os encarregados dos documentos (qualquer funcionário que controle a administração dos documentos correntes, ou seja, a pessoa que se ocupa dos documentos dentro de um órgão do governo). O auxiliar administrativo deve se interessar pelas práticas adotadas na manutenção dos documentos correntes porque, EXCETO:

a) Não deverá aceitar o arranjo dos documentos dados pelos órgãos que os hajam criado.
b) Descreve os documentos segundo a maneira pela qual foram arranjados pelas repartições criadoras.
c) É sua missão tornar os documentos acessíveis ao uso, de acordo com as exigências feitas pelo órgão do governo que os criou.
d) Deve ser sua tarefa promover a adoção de normas de administração que sirvam eficientemente a dois propósitos: às necessidades imediatas dos funcionários e às posteriores do cidadão particular.

5 Q918092 | Arquivologia, Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário, Assistente de Contas a Pagar, CRP 3ª Região BA, Instituto Consulplan, 2025

Um ente público apresentava as seguintes questões referentes a seus arquivos públicos: grande volume de documentos acumulados, dificultando o acesso rápido à informação; documentos históricos em papel que apresentam degradação, colocando em risco a preservação de seu conteúdo; falta de espaço físico para armazenamento adequado dos documentos correntes; e ausência de ferramentas automatizadas para a gestão documental. Considerando a gestão de documentos, analise as estratégias elaboradas pela equipe responsável para resolver as questões.

I. Implementar um programa de avaliação documental para eliminar documentos sem valor administrativo, legal ou histórico.
II. Realizar a microfilmagem de todos os documentos históricos como única solução adequada para preservar seu conteúdo e economizar espaço físico.
III. Adquirir um sistema informatizado para automatizar a gestão documental, incluindo indexação e busca por palavras-chave.
IV. Investir em técnicas de restauração para recuperar documentos históricos danificados e evitar sua perda.

Está correto o que se afirma apenas em

a) I, II e III.
b) I, II e IV.
c) I, III e IV.
d) II, III e IV.

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