Conforme a Portaria Interministerial nº 1.677/2015, Art. 1º [...], §1º, “Para fins desta Portaria Interministerial, consideram-se
atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a
autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes”.
(BRASIL. Portaria Interministerial nº 1.677, de 07 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de
protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.)
a) O registro de correspondências é obrigatório apenas para documentos enviados ou recebidos de órgãos externos ao ente,
sendo dispensável o protocolo quando se tratar de comunicações internas da instituição
b) A expedição de correspondências internas do ente pode ser realizada de maneira informal, sendo necessário que o remetente/interessado/representante legal e o destinatário tenham ciência do teor do documento.
c) A expedição de correspondências oficiais deve priorizar a eficiência, podendo prescindir do protocolo de classificação e do
protocolo de registro, nos casos de urgência e/ou emergência, ainda que não comprovadas e justificadas.
d) O registro de correspondências inclui os seguintes dados do documento: espécie/tipo; número; data de produção e de recebimento; número de protocolo, de anexo(s), de volume(s); código de classificação e respectivo descritor; remetente/ interessado/
representante legal; e, destinatário.