Na gestão de documentos, a escolha adequada dos
modelos de arquivos e tipos de pastas é crucial para a
eficiência da organização, recuperação e preservação da
informação. Diferentes tipos de documentos e
necessidades de acesso determinam a seleção do sistema
de arquivo e do tipo de pasta mais adequados.
Considerando os diversos modelos de arquivos e tipos de
pastas utilizados na administração de documentos, qual
das seguintes alternativas corresponde à combinação mais
adequada para o armazenamento de documentos que
requerem acesso frequente e categorização temática
detalhada?
a) Arquivos verticais com pastas suspensas, por
permitirem uma visualização rápida dos títulos das
pastas e acesso direto aos documentos sem
necessidade de remover outras pastas.
b) Arquivos horizontais com pastas de acordeão, ideais
para o armazenamento de grandes volumes de
documentos em categorias amplas, facilitando a
consulta por volumes.
c) Caixas-arquivo com divisórias internas, recomendadas
para documentos de longo prazo que raramente
necessitam ser acessados, oferecendo proteção e
economia de espaço.
d) Pastas com elástico em arquivos rotativos, apropriadas
para documentos de consulta constante, mas cuja
segurança e confidencialidade precisam ser
estritamente controladas.
e) Arquivos modulares com pastas de polipropileno,
indicadas para documentos sensíveis que requerem
proteção extra contra fatores ambientais, mas não
necessariamente para acesso frequente.