Questões de Concursos: Gestao Documental

A fim de garantir, de modo duradouro e estável, o acesso a seu conteúdo, os documentos digitais demandam a criação de um sistema eletrônico de gestão que adote, segundo o Conselho Nacional de Arquivos, determinados requisitos e metadados. A utilização de padrões abertos, a tramitação e o código de classificação ilustram, respectivamente, a aplicação de

Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

O modelo norte-americano de gestão de documentos, que começou a ser formulado na década de 40 do século passado, influenciou a elaboração dos principais programas de gestão de documentos adotados, hoje, no mundo.

O programa de gestão de documentos deve garantir a organicidade, a unicidade, a confiabilidade, a autenticidade e a acessebilidade do documento arquivístico.

O programa de gestão de documentos fundamenta-se em alguns princípios, entre eles, o do respeito à teoria das três idades documentais.

Por seguirem padrões internacionais, os requisitos funcionais podem prescindir da legislação nacional.

A gestão de documentos não está vinculada diretamente ao ciclo de vida dos documentos de arquivo e ocorre paralelamente às três idades documentais.

Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos deve conter metadados detalhados sobre a estrutura, o conteúdo, a integridade e a proveniência de cada documento.

O programa de gestão de documentos tem por objetivo final a eliminação de todos os documentos que já não tenham valor primário.

Em um programa de gestão de documentos, não se realizam duas funções arquivísticas: a classificação e a preservação.