O ciclo de vida dos documentos é um conceito fundamental na
arquivologia, que descreve as diferentes fases pelas quais um
documento passa, desde a sua criação até a sua destinação
final. Cada fase exige procedimentos e cuidados específicos para
garantir a organização, a preservação e o acesso à informação.
Em uma empresa de engenharia, um projeto de construção de
uma ponte foi concluído há cinco anos. Os documentos
relacionados ao projeto, incluindo plantas, relatórios e
correspondências, estão armazenados em um depósito externo,
com acesso restrito. Com base no ciclo de vida dos documentos,
em qual fase esses documentos se encontram atualmente e qual
seria a próxima ação recomendada?
a) Fase corrente, e a próxima ação recomendada é a
transferência dos documentos para o arquivo central da
empresa.
b) Fase permanente, e a próxima ação recomendada é a
digitalização dos documentos para garantir a sua
preservação.
c) Fase corrente, e a próxima ação recomendada é a
organização dos documentos em pastas e em caixas para
facilitar o acesso.
d) Fase intermediária, e a próxima ação recomendada é a
eliminação dos documentos, pois já se passaram cinco anos
desde a conclusão do projeto.
e) Fase intermediária, e a próxima ação recomendada é a
avaliação para determinar se os documentos devem ser
eliminados ou transferidos para a fase permanente.